7 boas práticas para realizar uma gestão de condomínio eficiente

Muitos administradores definiriam a gestão de condomínio com três palavras: um grande desafio. De fato, atingir a eficiência nesse processo envolve muito trabalho, esforço, visão administrativa e liderança. Essa última atitude é talvez a mais importante. Segundo o famoso livro “O monge e o executivo”, do autor James C. Hunter, liderar significa identificar e satisfazer necessidades.

No entanto, como fazer isso? Que práticas mostram que um administrador ou líder de condomínio é bem-sucedido na sua gestão? É uma questão bem mais difícil do que aparenta à primeira vista. Porém, também há várias orientações que você pode adotar no seu dia a dia e tornar seu trabalho mais eficiente.

Neste artigo, elencaremos as principais práticas que você pode implementar para melhorar a sua gestão de condomínio. Acompanhe!

O que é gestão de condomínio?

A gestão de condomínio é um processo que envolve a correta e eficiente administração de um empreendimento residencial. Essa definição parece um tanto vaga e pode até dar a entender que esse gerenciamento é uma tarefa simples. Porém, ao nos aprofundarmos nesse processo, notamos que exige profissionalismo, seriedade, dedicação e visão estratégica.

Uma breve análise da gestão de condomínio nos leva a identificar os seus principais pilares de sustentação. Sem eles, toda a estrutura fica seriamente comprometida. Entre as bases mais importantes, podemos citar seis, que são:

• gestor eficiente — um síndico profissional preparado para atuar de forma ativa nos processos condominiais. Além disso, ele precisa atualizar-se constantemente com conhecimentos da área e estar atento aos apelos dos condôminos;
• corpo de gestão — um grupo formado por subsíndicos, conselheiros e colaboradores que atuem no suporte ao síndico. Por meio deles, o gerenciamento ganha amplitude, abrangendo detalhes que passariam despercebidos caso o síndico atuasse sozinho;
• comunicação — adotar canais que facilitem o diálogo entre a gestão e os condôminos. Por exemplo, reuniões, grupo em redes sociais, aplicativos de interação e um responsável pela intermediação entre essas partes. Estão incluídas também as estratégias para soluções de conflitos;
• gestão financeira — exercer o controle sobre as contas a pagar e receber, a inadimplência, as auditorias e o fluxo de caixa;
• gestão jurídica — administração de processos, como: contratos, atas, cobranças, ações judiciais e impostos;
• uso da tecnologia — utilização de ferramentas que automatizam e otimizam as demandas da gestão.

Como ter sucesso na gestão de condomínio?

Seguindo o conselho do livro que citamos na introdução, neste tópico, identificamos algumas necessidades da gestão de condomínios. Além disso, mostraremos como supri-las de maneira profissional.

1. Ter um planejamento

Um bom planejamento ajuda o administrador a reconhecer necessidades, traçar metas e estruturar ações para atingi-las. Esse processo pode começar durante uma assembleia condominial por meio das sugestões e críticas dos moradores. Com base nessas informações, o síndico terá uma noção das tarefas que farão parte do planejamento.

Para organizar as ações, seria interessante adotar alguma metodologia para a priorização de projetos. Existe uma bem simples chamada GUT (gravidade, urgência e tendência). Cada uma das iniciais dessa técnica permite a ordenação das metas em três critérios que ganham uma pontuação de 1 a 5. As que atingirem as maiores notas sobem para o “topo” das prioridades.

Com esse organograma visual, fica mais fácil seguir para o próximo passo: a elaboração de ações e recursos para alcançar os objetivos. Por exemplo, digamos que o projeto mais urgente envolve adquirir um software para a gestão de condomínio. Nesse caso, os “degraus” que levam a essa meta seriam:

• conseguir a aprovação da maioria dos condôminos em uma assembleia;
• levantar fundos;
• escolher a empresa desenvolvedora do sistema.

2. Fazer a gestão de equipe

Alguns condomínios terceirizam os serviços de limpeza e manutenção. Essa estratégia gera muitos benefícios, como a redução da carga de trabalho do administrador. No entanto, podem existir outras áreas do condomínio que são cuidadas por profissionais diretamente subordinados ao síndico.

Sendo assim, além de gerenciar a parte burocrática, esse gestor precisa liderar equipes. O que fazer para ter sucesso nessa prática? Vale lembrar que um bom líder escuta, delega tarefas, fornece instruções sobre a realização de serviços, elogia e aconselha. Para atingir todos esses critérios, é necessário ter empatia e visão empresarial.

A primeira habilidade ajudará a entender as necessidades, limitações e competências de cada membro da equipe. Já a segunda auxilia o síndico a “canalizar” os dons e minimizar as deficiências dos profissionais para que os processos internos sejam executados com qualidade. Para conseguir essa excelência na liderança de pessoas, talvez seja necessário que o administrador faça um curso de capacitação em gestão de equipes.

3. Controlar as finanças

Chegamos a um dos processos mais delicados da gestão condominial: o controle financeiro. Podemos dizer que essa área é o “coração” do condomínio, pois a falta de eficiência nessa gestão bloqueará toda a administração do síndico. Contudo, pode ser um enorme desafio manter o controle sobre:

Calcule sua arrecadação

Saber quanto dinheiro entra no caixa do seu condomínio é indispensável para o seu planejamento financeiro. É importante ter em mente o valor de cada pagamento, quantas pessoas pagaram e quaisquer outras entradas previstas para o mês seguinte.

Leve em conta a inadimplência

Independentemente do tipo de condomínio no qual você esteja localizado, sempre haverá algum nível de inadimplência, seja no atraso de aluguéis, atraso no processamento dos pagamentos ou qualquer outro problema do tipo. É necessário levar esta possibilidade em conta em seus orçamentos, já que uma redução inesperada nos valores pode ser bem ruim.

Calcule os gastos

Depois de considerar ambos os fatores acima e estimar um valor médio mais consistente para o orçamento na gestão de condomínio, o próximo passo é saber quais são as suas despesas. Isso inclui os gastos recorrentes, como contas de água e luz, salários, manutenção, entre outros, e os gastos excepcionais, como reparos de emergência ou melhorias na infraestrutura do condomínio como um todo.

Monte uma reserva financeira

Lembre-se de separar uma porcentagem do orçamento mensal em uma reserva, de forma que você sempre terá alguns recursos para lidar com possíveis quedas no orçamento ou outras ações de emergência. Algo muito importante em caso de acidentes, processos ou outros problemas de grande proporção.

Faça um planejamento de longo prazo

Por fim, mas não menos importante, você deve também levar em conta a melhor forma de organizar estes números e usá-los em um plano de ação. Por exemplo, se planejar para criar um fundo de reserva, ou fazer uma melhoria na infraestrutura que cortará custos recorrentes ao longo do tempo.

Todas essas demandas precisam de extrema organização por meio de planilhas, documentos e arquivos. Entretanto, a tecnologia desenvolveu ferramentas que automatizam a gestão financeira do condomínio, como é o caso de um software que, além de cuidar do fluxo de caixa, apresenta gráficos e relatórios que demonstram a realidade das finanças.

Há, ainda, uma funcionalidade que emite os boletos das prestações condominiais e envia-os para o e-mail dos moradores. Até mesmo a cobrança dos inadimplentes é realizada por esse sistema. Sem dúvidas, a tecnologia ajuda a alcançar uma gestão de condomínio eficiente.

4. Manter a comunicação

Um antigo provérbio diz: “Os planos fracassam quando não há comunicação”. Essa é uma verdade fundamental, mas que é difícil aplicar em uma assembleia condominial.

Infelizmente, nesses eventos, alguns participantes só querem discutir e apontar culpados. Tal atitude não revela uma comunicação saudável. No entanto, o que o síndico pode fazer para reverter essa situação?

O segredo é ampliar os meios de interação. Atualmente, não é mais necessário esperar uma reunião de condomínio para escutar ou resolver todos os problemas acumulados em vários meses. Isso porque, para fomentar o diálogo, a internet disponibiliza o e-mail, os chats, as mensagens instantâneas e a rede social interna.

Dessa forma, o administrador identificará necessidades básicas dos moradores mais rapidamente e tomará as devidas providências.

Por outro lado, as assembleias serão realizadas para resolver pendências, previamente elencadas em uma pauta, que exijam a aprovação da maioria dos condôminos. Sabendo que o síndico está sempre aberto à comunicação e não procrastina assuntos importantes, com certeza, esses eventos serão mais tranquilos.

5. Contar com um suporte

Por mais que o síndico seja eficiente, às vezes, é necessário contratar uma administradora de condomínio. Essa estratégia oferece um bom retorno sobre o investimento (ROI). Por exemplo, uma empresa com vasta experiência em gestão de condomínios identifica problemas simples ou complexos, propõe melhorias e escolhe os melhores recursos para otimizar as demandas.

No caso de condomínios que têm funcionários, a administradora cuidará da parte burocrática que envolve pagamentos, jornada de trabalho, férias e outros direitos trabalhistas. Além disso, a área de orçamentos será bem gerenciada por meio de cálculos que mostrarão o valor da taxa de condomínio com base nos gastos previstos e nas despesas correntes.

E o que dizer da complexa área de tributação? A administradora do condomínio também pode ajudar. Esse tipo de gerenciamento realiza o cálculo de tributos e ajuda no cumprimento dos prazos de pagamento. Dessa forma, o condomínio não arcará com multas ou sanções judiciais.

Em relação à prestação de contas, a empresa administra todo o fluxo de caixa para que o capital interno seja sabiamente utilizado. Todo esse balancete é apresentado nas assembleias condominiais para que os moradores entendam como os recursos financeiros estão sendo gerenciados.

Entre as principais atribuições de uma administradora para a gestão de condomínio, podemos destacar os abaixo.

Administrar a folha de pagamento

No dia a dia de trabalho, a administradora dará conta de preencher, atualizar e atuar a folha de pagamento de todos os funcionários do condomínio. Isso inclui também o envio do contracheque e registro destes valores no balancete financeiro.

Emissão de boletos de taxa condominial

O pagamento da taxa de condomínio é o que dá à gestão os recursos necessários para continuar administrando todo o local corretamente. Também é responsabilidade da administradora emitir e enviar estes boletos aos moradores ou proprietários para que sejam pagos adequadamente.

Gestão das contas bancárias do condomínio

Para realizar seu trabalho de gestão de condomínio, a administradora precisa de acesso às contas bancárias usadas em sua administração financeira. Dessa forma, poderá realizar o pagamento de todas as despesas corretamente.

Prestação de contas

Também é necessário que a administradora preste contas com relação a toda a movimentação realizada na conta. Afinal, o dinheiro utilizado ainda é de propriedade do condomínio e seus moradores e inquilinos.

Assessoria pré e pós assembleia

A convocação de assembleias ordinárias e extraordinárias é indispensável para promover melhores resultados. Isso inclui tanto as orientações necessárias para a tomada de decisões quanto na hora de lidar com a parte burocrática.

6. Utilizar a tecnologia

Vimos no primeiro tópico que a tecnologia é um dos pilares da gestão de condomínio. Mas qual é o real impacto das ferramentas virtuais? Já citamos como uma aplicação virtual pode auxiliar no controle das finanças, mas podemos dar outro exemplo. Existem também aplicativos que permitem aos condôminos a realização de reservas dos espaços comuns, como o salão de festas, a área gourmet ou uma mesa na sala voltada para profissionais que trabalham remotamente.

Essa mesma ferramenta pode ser utilizada para projetos internos colaborativos. Como assim? Digamos que o síndico queira melhorar, por exemplo, a coleta seletiva de lixo no condomínio ou o sistema de segurança. Por meio do aplicativo, cria-se um fórum no qual os moradores podem sugerir ideias ou melhorias para as práticas já existentes. Dessa forma, todos participam ativamente nos “rumos” do condomínio.

7. Reavaliar fornecedores

É muito importante fazer uma constante reavaliação dos fornecedores de serviços do condomínio. Normalmente, o síndico terceiriza a limpeza, manutenção, os cuidados com as áreas verdes e, às vezes, até a própria administração condominial. Embora esse repasse de trabalhos possa ser uma estratégia vantajosa, sem uma fiscalização atenta, a qualidade dos serviços pode ficar comprometida.

Sendo assim, o síndico deve colocar esse assunto na pauta das assembleias internas, além de disponibilizar um canal de reclamações, e ouvir o que os moradores têm a dizer sobre os prestadores de serviços. Além disso, a utilização de indicadores de desempenho (KPI) ajudará na criação de um panorama que indique a queda ou o aumento na qualidade dos trabalhos dos fornecedores.

Enfim, são muitas as obrigações de um administrador. Porém, como vimos neste artigo, algumas práticas podem tornar essa gestão complexa em uma tarefa mais simples e funcional. No entanto, nada é mais importante do que o olhar atento do síndico, além de uma boa equipe de suporte. Dessa forma, todos saem ganhando e o condomínio se torna um lugar agradável para se viver.

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