Saiba como escolher a melhor administradora de condomínios no Rio de Janeiro

O trabalho de um síndico de condomínio é bem mais complicado do que muitos imaginam. Há várias pequenas tarefas envolvidas no dia a dia, desde a gestão de orçamento até a administração da equipe. Sem o devido conhecimento ou experiência, ele terá mais dificuldades para cumprir suas tarefas.

Nesse ponto, o mais recomendado é contratar uma administradora de condomínios no Rio de Janeiro, para que ela assuma certas responsabilidades com mais qualidade. Porém, a questão que fica é: como escolher a melhor administradora para o seu condomínio? Afinal, essa não é uma decisão simples.

Quer uma ajuda com isso? Então, continue a leitura, pois vamos explicar um pouco mais sobre a administração de condomínios no Rio de Janeiro e como você pode fazer a melhor escolha. Acompanhe.

Qual é a importância de uma administradora de condomínio no Rio de Janeiro?

Em primeiro lugar, é bom estabelecer por que o serviço de administração de condomínio é importante para o síndico e moradores. Listamos algumas de suas principais contribuições a seguir.

Reduzir erros fiscais

Gerir os custos com tributos e envio de documentos fiscais é uma das tarefas mais difíceis na gestão de condomínio. Além da existência de regras muito complexas, qualquer erro pode gerar retrabalho e custos extras. Por isso, é mais interessante ter uma equipe de profissionais lidando com essa parte do que tentar fazer tudo por conta própria.

Facilitar a gestão do orçamento

Outra expertise que os administradores de condomínio profissionais apresentam está relacionada às despesas comuns e à gestão de orçamento. Com essa ajuda, você terá uma noção mais clara de como usar o dinheiro obtido a cada mês para maximizar a qualidade dos espaços e elevar a qualidade de vida dos moradores.

Otimizar o trabalho da equipe

Por fim, mas não menos importante, a administradora também entende com mais clareza os serviços necessários na manutenção de um condomínio, sendo mais capacitada para auxiliar na gestão do quadro de funcionários. Ela pode ajudar em toda a parte burocrática, tornando-se responsável pelo Departamento Pessoal dos funcionários (exames de admissão, demissão, folha de pagamento, controle de ponto, férias etc.).

Mas como funciona uma administradora?

A possibilidade da contratação de uma administradora de condomínio está prevista no artigo 1348 do Código Civil e deve ser feita de acordo com o que diz a convenção e o regimento interno. A Lei também prevê que o síndico pode transferir todo o seu poder a uma empresa para fazer a gestão.

Apesar disso, o mais comum é a contratação de uma empresa para que ela dê todo o suporte na administração condominial. Ou seja, que auxilie no que for necessário em funções técnicas, administrativas, tributárias, jurídicas, contábeis e operacionais.

Assim, há uma relação de parceria entre síndico e administradora, resultando em uma gestão mais eficaz e transparente.

Administrar um condomínio é bastante similar a administrar uma empresa. Desse modo, há diversas atividades que requerem um conhecimento profundo sobre o assunto. Algumas das funções que uma administradora tem são:

• prestar assessoria jurídica;
• realizar a gestão tributária do condomínio;
• emitir boletos para pagamento da taxa condominial, multas e fundo de reserva;
• gerenciar contas a pagar;
• fornecer suporte na prestação de contas anual;
• elaborar a folha de pagamento dos funcionários;
• recrutar novos funcionários;
• elaborar e analisar contratos;
• mediar conflitos entre moradores;
• fazer a previsão orçamentária;
• redigir os demonstrativos de receitas e despesas do condomínio;
• fazer a gestão de documentos;
• realizar cobranças de inadimplentes;
• redigir circulares, comunicados, editais, atas e convocação para assembleias, entre outras tarefas.

Como encontrar uma boa administradora de condomínio no Rio de Janeiro?

Considerando todos os pontos que estabelecemos até agora, você já entende a importância de uma administradora. O próximo passo é saber como escolher a empresa certa para tomar conta do seu condomínio.

Para fazer a melhor escolha, tente seguir estas 6 dicas antes de tomar sua decisão.

Pesquise suas opções

Para poder fazer qualquer escolha, é necessário, primeiro, ter opções à sua frente. Se só houvesse uma empresa disponível, então você não teria que tomar decisão alguma. Mas há várias opções disponíveis no Rio de Janeiro, visto que estamos falando de uma das maiores cidades do país.

Durante sua pesquisa, encontre um equilíbrio com relação ao número de opções. Não é preciso fazer uma pesquisa exaustiva de todas as administradoras que atuam em sua área, pois isso levaria tempo demais. Basta ter de 3 a 5 alternativas e analisá-las separadamente, considerando os outros pontos que vamos mencionar mais à frente.

Veja quais serviços estão incluídos

Assim como diferentes serviços de seguro contam com diferentes pacotes de cobertura, cada administradora de condomínios no Rio de Janeiro também apresenta um conjunto distinto de serviços em seus pacotes. Em alguns casos, os serviços que estão ou não incluídos nessa lista podem fazer uma grande diferença no quanto você aproveita o trabalho da administradora.

Sendo assim, depois de fazer uma listagem das administradoras que você pode contratar, o próximo passo é comparar os pacotes de serviços e ver quais delas atendem às suas demandas. Se alguma delas não dá conta do que você precisa, já pode descartá-la e, caso considere necessário, buscar outra administradora para colocar em seu lugar.

Avalie a opinião de outros clientes

Não há termômetro melhor para qualquer empresa do que a opinião de seus clientes. Por isso, você verá avaliações positivas do público na maioria dos anúncios que encontrar. Porém, se quiser uma noção um pouco mais clara da opinião de outros síndicos de condomínio, precisará investigar mais a fundo essas informações.

Uma opção bem comum é falar diretamente com outros condomínios que já contrataram ou que ainda usam o serviço de uma administradora de condomínios no Rio de Janeiro. Dessa forma, você entenderá melhor quais são seus pontos positivos e negativos. Além disso, há formas digitais de pesquisa, como o Google e redes sociais, onde se pode procurar avaliações. Apenas não se deixe levar por uma ou outra opinião negativa. O importante é ver quais são as opiniões predominantes.

Compare a relação entre custo e benefícios de cada uma

Depois de ter uma noção da qualidade do trabalho da administradora e o que você pode esperar dela, o próximo passo é saber qual apresenta o melhor benefício em relação ao seu investimento. Quanto mais benefícios você puder obter em comparação com o valor cobrado, mais vantajosa é a sua escolha.

Para fazer essa comparação, basta verificar quais são os benefícios oferecidos pela administradora e compará-los com o valor total a ser pago mensalmente pelo serviço de gestão de condomínio. É natural que alguns desses serviços valham mais para você do que outros. Então, leve isso em consideração ou use como critério de desempate na hora de optar por uma administradora.

Analise as cláusulas do contrato

Digamos que você já tenha uma empresa que deseja contratar, que atende às suas necessidades e apresenta uma boa relação entre custo e benefício. Diante desse cenário, a única coisa que falta para tomar sua decisão é uma análise minuciosa do contrato de gestão oferecido. Deixar esse passo de lado pode causar vários problemas no futuro.

Vários pontos, como as especificações do trabalho, obrigações e direitos de todas as partes envolvidas, entre outras questões jurídicas, são necessárias para garantir a melhor relação com a empresa. Além disso, algumas dessas cláusulas podem ser muito importantes para reavaliar sua opinião sobre a empresa e sobre a contratação do serviço.

Busque a certificação do Procondo

O Programa de Autorregulamentação da Atividade de Administração Condominial, ou PROCONDO, é o certificado nacional que estabelece os padrões de qualidade exigidos de uma administradora de condomínios no Rio de Janeiro e no resto do Brasil. Seu objetivo é ajudar a destacar empresas que realizam um bom trabalho com gestão de condomínios e facilitar a escolha do público.

Se você quer evitar empresas que tenham uma má reputação ou que não prestam o serviço com a qualidade proposta, esse é um bom ponto de avaliação.

Conheça 3 diferenciais da Conac

Considerando todos os pontos acima, a importância de encontrar uma boa administradora de condomínios no Rio de Janeiro é bem clara — o ideal é escolher uma que já tem boa reputação no mercado e na cidade. E a Conac já atua no ramo de administração, locação e venda de apartamentos há quase 40 anos.

Já temos mais de 420 condomínios administrados em todo o território do Rio de Janeiro, trabalhando para entregar mais valor aos nossos clientes. Para isso, focamos em construir diferenciais de mercado que agregam mais valor. Alguns dos principais exemplos estão aqui.

Plataforma online de administração

Para poder gerenciar esse grande número de condomínios, a Conac faz uso extenso da tecnologia digital em seus processos. Isso inclui a implementação de uma plataforma online para facilitar a administração dos vários aspectos do condomínio, incluindo sua infraestrutura, seus funcionários e seu orçamento mensal.

Com esse sistema, é possível fazer uma projeção de orçamento mensal mais elaborada, prestar contas de todas as despesas e tributos do condomínio online, além de ajuda para lidar com inadimplência e preparar assembleias personalizadas, que destacam os pontos mais relevantes para os moradores. Combinando esses recursos, todo o processo de administração tende a ser mais transparente e eficiente.

Redução da burocracia

Boa parte do trabalho da administradora de condomínios no Rio de Janeiro é manter toda a burocracia necessária em dia, fazendo o pagamento de tributos e prestando contas sobre seu orçamento. Além disso, quando há a entrada de um novo proprietário, pode ser que haja uma série de novos documentos necessários, o que pode ser uma grande dor de cabeça.

Qualquer que seja o caso, a Conac faz uso de sua expertise na área e de sua ampla equipe para facilitar o processo. Com sistemas mais bem-preparados, é possível acompanhar todos os aspectos legais e burocráticos da administração condominial.

Transição sem traumas

Quando um novo morador chega no condomínio, seja como locador ou como proprietário, o processo tende a ser um pouco apressado e complicado. Isso significa que a família terá pouco tempo para arrumar sua mudança e se dirigir ao novo imóvel. Em outros casos, pode ser necessário fazer o pagamento em dois imóveis diferentes, o que pode prejudicar seu orçamento.

Na Conac, trabalhamos com uma perspectiva de transição sem traumas, onde é dado ao cliente ao menos 3 meses de folga para se ajeitar. Dessa forma, as chances de que ocorra algum problema relacionado a essa transferência de propriedade é bem menor.

Adequação à DCTFWeb

Desde o final de 2021, os condomínios passaram a ser obrigados a entregar a DCTFWeb — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Trata-se de uma declaração que deve ser enviada mensalmente à Receita Federal via e-Social e surgiu para substituir as seguintes guias:

• GFIP — Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social;
• GPS — Guia da Previdência Social, documento pelo qual o condomínio realizava o pagamento do INSS dos seus colaboradores.

Então, a DCTFWeb tem a função de transmitir os dados e também o de emitir as guias acima. A adequação a uma nova regra fiscal pode se tornar um grande desafio ao síndico. E, por se tratar de uma obrigação, é extremamente importante contar com uma empresa que tem conhecimento e experiência no assunto, como é o caso da Conac.

Ao contar conosco, você terá a certeza de que o seu condomínio cumprirá com todas as obrigações, evitando multas e transtornos perante o Fisco. Uma das sanções da não entrega da declaração dentro do prazo correto é a MAED — Multa por Atraso na Entrega da Declaração. Como consequência, a sua gestão e seu trabalho como síndico ficariam prejudicados.

Utilização do e-Social

Apesar de não ser um tema totalmente novo, visto que é obrigatório desde 2018 para condomínios, muitos síndicos ainda têm dúvidas sobre sua utilização. Especialmente porque sua implementação só foi totalmente concluída em 2021.

O e-Social é um sistema de escrituração digital de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Ela surgiu com o intuito de agilizar, otimizar e minimizar erros no processo de distribuição e armazenamento de dados.

Ou seja, a ferramenta modernizou o envio de documentos, mudou os procedimentos de contratação de funcionários e centralizou os dados de todos os colaboradores em uma única plataforma.

Da mesma forma que ocorre com a DCTFWeb, sua utilização ainda é um desafio para quem não está habituado e qualquer atraso ou não cumprimento de suas exigências acarreta em prejuízo e problemas para o condomínio. Como a Conac está sempre à frente e atualizada, nossos profissionais têm o domínio e o conhecimento necessários sobre a utilização da plataforma, garantindo que o condomínio esteja sempre em dia com suas obrigações.

Agora que você tem essas informações, está bem mais preparado para escolher uma administradora de condomínios no Rio de Janeiro. Com atenção e paciência, você certamente poderá aproveitar melhor os serviços que são oferecidos. Desse modo, poderá oferecer uma gestão de excelência para os moradores, além de aumentar seu conhecimento e experiência na função.

Se você quer encontrar uma administradora ideal agora mesmo, entre em contato com a Conac e veja como podemos auxiliá-lo.