8 principais desafios da administração de condomínios e como vencê-los

Morar em um condomínio é algo bem mais valorizado hoje em dia, pois oferece mais segurança, residências de melhor qualidade, entre outros benefícios. No entanto, para que essas vantagens sejam mais bem aproveitadas, é necessário lidar com funcionários, manutenção, entre outras obrigações na administração de condomínios. E, como em qualquer tarefa do tipo, essa gestão também traz alguns desafios.

Independentemente da qualidade do espaço, ainda é fundamental ter uma boa administração para que ele se preserve dessa forma. Muitas coisas devem fazer parte de uma rotina, enquanto outras são emergências ou eventualidades que precisam ser respondidas rapidamente. Em todo caso, uma administração profissional pode poupar várias complicações em médio e em longo prazo.

Quer entender melhor os desafios da administração de condomínios e como se preparar para eles? Então, continue a leitura!

1. Comunicação com os moradores

Uma das primeiras dificuldades que qualquer administrador terá é justamente manter um contato direto e consistente com todos os condôminos. Muitos deles devem passar o dia inteiro fora de casa, sendo mais difícil transmitir comunicados importantes para essas pessoas. E mesmo aqueles que têm tempo podem não notar essas informações.

Não existe uma solução perfeita para isso, já que ela depende da atitude dos moradores. No entanto, você sempre pode facilitar um pouco esse trabalho. Um bom caminho é criar um canal de comunicação, um mural ou outro método em que todos esses dados possam ser encontrados facilmente. Já para os comunicados mais importantes, vale a pena ir diretamente a cada um e garantir que a mensagem será recebida.

2. Comunicação com a equipe interna

Além de manter contato com os demais moradores, também é muito importante saber como se comunicar com os funcionários que trabalham no condomínio. Manutenção, limpeza, segurança, entre outras tarefas, precisam ser bem coordenadas para não afetar negativamente a vida dos moradores, seja durante reformas, seja em tarefas de rotina.

Para lidar com a equipe, o melhor a fazer é investir no planejamento. Montar uma rotina de tarefas bem estruturada evita que diferentes equipes atrapalhem umas às outras ou fiquem no caminho dos moradores no dia a dia. Com um pouco de organização, é bem mais fácil aproveitar o trabalho dos funcionários do condomínio.

3. Mediação de conflitos

Você provavelmente já viu ou ouviu falar deste tipo de situação: dois moradores começam a brigar por causa de alguma invasão de espaço ou por outro motivo banal, sendo necessário chamar o síndico ou a administração do condomínio para acalmar os nervos e entender exatamente o que aconteceu. Não é uma tarefa fácil, especialmente quando os dois lados têm bons argumentos.

Uma forma de mediar os conflitos e tornar essa discussão mais fácil é mantendo um conjunto de regras de convivência muito bem definido. É mais simples utilizar regras bem estabelecidas para determinar quando há ou não alguma infração. E, caso seja necessário fazer um julgamento mais subjetivo, lembre-se de construir bons argumentos para apoiar.

4. Inadimplência

A administração de condomínios depende diretamente do pagamento das taxas e dos aluguéis para manter suas funções. Sem isso, não é possível pagar os custos de manutenção e nem as equipes. Todo administrador já teve que lidar com atrasos nesses pagamentos em algum momento, o que é um sério problema para o seu trabalho.

Mais uma vez, estabelecer normas claras nos contratos é a melhor forma de evitar a inadimplência. Nem sempre é necessário abrir um processo imediatamente, pois pode ser apenas algum imprevisto. No entanto, não demore muito para tomar uma atitude. Cada atraso compromete ainda mais o orçamento e a relação com o morador.

5. Obras e manutenção dos espaços comuns

Áreas de uso comum, como os corredores, os elevadores, a garagem e os pátios, tendem a ser mais frequentadas ao longo do dia, o que aumenta a necessidade de manutenção e de limpeza regulares. No entanto, como você também sabe, esses espaços não podem ser amplamente usados enquanto estão passando por alguma manutenção.

Em muitos casos, você vai precisar de um plano para garantir que essas manutenções ocorram com o mínimo de impacto possível. Se for uma área muito importante, como a entrada principal, tudo deve ser resolvido rapidamente.

6. Burocracia e prestação de contas

Existem várias leis com o objetivo de garantir a segurança e a qualidade de vida das pessoas morando em condomínios, além de normas para assegurar a legalidade da sua administração. Para isso, é necessário enviar uma série de documentos e preencher formulários, os quais devem ser refeitos de tempos em tempos.

Como qualquer tipo de burocracia, essa parte da assessoria de condomínios é bem trabalhosa e demorada, especialmente para quem não tem muito conhecimento específico. Estudar essas obrigações ou buscar auxílio profissional é a melhor maneira de lidar com a situação.

7. Gestão de orçamento

Como já mencionamos, o ciclo de pagamento de aluguéis e taxas dentro do condomínio é o que mantém seu funcionamento adequado. Mas, além de ter os recursos em mãos, também é necessário saber como utilizá-los de forma organizada e eficiente.

Nesse ponto, o condomínio é administrado de forma similar a um negócio. É necessário cobrir despesas fundamentais primeiro, como folha de pagamento e manutenções vitais, sendo seguidas de gastos com menor prioridade. Em seguida, deve ser criado um fundo de reserva para emergências. Além disso, a melhoria e a renovação do espaço também são sempre bem-vindas.

8. Segurança

Por fim, mas não menos importante, a administração precisa pensar na segurança de seus moradores, seja contra invasões e roubos, seja para a prevenção de acidentes. Parte das leis de condomínios cobre algumas coisas assim, mas também há muitos investimentos que você precisa fazer para minimizar riscos.

Vigia constante, câmeras de segurança, trancas, entre outras coisas, são fundamentais para evitar incidentes. Da mesma forma, é necessário que haja procedimentos de emergência já elaborados, principalmente para acidentes, como incêndios. Assim, qualquer situação pode ser controlada mais rapidamente.

Agora, você já entende melhor os principais desafios envolvidos na administração de condomínios. Em muitos desses casos, a melhor forma de evitar problemas é procurando o auxílio de um administrador profissional, que conheça bem essas obrigações e saiba como elas são executadas.

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