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Uma das maiores dores de cabeça envolvidas na gestão de negócios é a prestação de contas e o pagamento de tributos. Isso acontece porque, no Brasil, há várias obrigações acessórias redundantes, o que torna o processo caro, burocrático e demorado — especialmente para pequenas empresas.
Pensando nisso, o governo desenvolveu o eSocial, um sistema que tem o objetivo de ajudar facilitar o processo de declaração fiscal. Assim, se você está com dificuldades para lidar com suas obrigações fiscais hoje, pode ser uma boa ideia aprender mais sobre o tema e adaptar a forma como você presta suas contas.
Quer saber mais? Continue a leitura e aprenda mais sobre o eSocial e seus benefícios!
O que é e para que serve o eSocial?
O eSocial é um projeto atrelado ao Sistema de Escritura Pública Digital (SPED) que tem como objetivo unificar as demais declarações fiscais utilizadas no país. Com o tempo, ele deve substituir várias outras declarações, tornando o trabalho de prestação de contas, hoje muito complexo, algo bem mais prático.
Além disso, por trabalhar principalmente com dados digitais, esse sistema também permite que você confira a situação das suas declarações com mais facilidade, retificando os dados que estiverem incorretos e evitando inconsistências.
Preocupado com a mudança? Não é necessário! A transição será gradual, então você terá tempo para se adaptar a esse método.
Quais obrigações estão incluídas?
Claro que nem todas as obrigações fiscais serão inclusas no eSocial — ao menos, não imediatamente. Porém, algumas com as quais você já pode contar são:
· Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
· Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
· Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
· Comunicação de Dispensa (CD);
· Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
· Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
· Guia da Previdência Social (GPS);
· Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
· Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
· Livro de Registro de Empregados (LRE);
· Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
· Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
· Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
· Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Quem deve aderir?
O eSocial passou alguns anos sendo implementado de forma gradual, para permitir que todos os empreendedores pudessem se adaptar às novas condições. Porém, hoje, a grande maioria já deve estar adequada às novas normas.
No momento, há quatro principais grupos de empresas que devem aderir ao sistema, sendo que cada um deles possui um prazo diferente. O primeiro consiste em negócios com faturamento anual superior a R$ 78 milhões no ano de 2016. O último estágio da transição foi em Janeiro de 2019, então essas já estão totalmente integradas.
O segundo grupo diz respeito às demais empresas privadas, incluindo Simples e MEIs, que possuam empregados. O prazo aqui também foi em Janeiro de 2019. Em terceiro vêm as entidades públicas, que têm a última fase de sua transição em Julho de 2019.
O último grupo consiste em pequenos produtores rurais, pessoas físicas e segurados especiais. O prazo para esse grupo também é Julho de 2019.
Quais são seus principais benefícios?
Como já mencionamos, se adequar ao novo procedimento de declaração de tributos do eSocial pode trazer várias vantagens para seu negócio. Veja, a seguir, as principais:
1. Menor carga das tarefas fiscais
Reunir notas fiscais, organizar as informações, calcular todas as alíquotas que se aplicam à sua empresa e depois entregar as declarações na ordem correta e com o conteúdo revisado é sempre um trabalho difícil — especialmente em um meio fiscal tão caótico quando o do Brasil. Por isso, essas tarefas consomem muito tempo e energia.
Unificar todas essas declarações em um mesmo documento não diminui a quantidade de informações, mas evita redundâncias e facilita o cruzamento de dados. Com isso, as chances de se cometer algum erro ou perder o prazo da declaração se tornam menores.
2. Facilidade para acessar suas informações
Outra grande dificuldade em muitos formatos de declaração é a conferência dos dados depois que eles são enviados. Quando eles não estão devidamente organizados dentro da receita, pode ser bem mais difícil conferir declarações antigas e usar essas informações para tomar decisões.
Com a declaração unificada e digitalizada, isso deixa de ser um problema. Desde que você tenha as datas de referência necessárias para encontrar as declarações, qualquer informação de anos anteriores pode ter encontrada sem muita dificuldade. Isso será bem útil, por exemplo, para fazer análises históricas do trabalho fiscal do seu negócio.
3. Garantir que não cairá na malha fina
Independentemente do tamanho do seu negócio, ser pego na malha fina tributária por um descuido é sempre um grande problema. A punição mais comum é a aplicação de uma multa, que pode ser bem mais grave dependendo do nível da infração e da frequência com a qual ela ocorre.
Com a ajuda do eSocial, esse processo se torna bem mais fácil e a chance de que você cometa algum erro é bem menor. Sendo assim, também é bem menos provável que alguma informação declarada esteja incorreta, o que ajuda a evitar punições.
4. Maior segurança jurídica
Ter um registro vitalício e oficializado de qualquer informação fiscal do seu negócio é sempre útil, especialmente quando você tem alguma disputa jurídica e precisa de provas em relação às suas atividades. Nesse caso, você pode recorrer tanto aos registros da sua empresa quanto às declarações prestadas à receita.
Com o auxílio desse sistema, você terá um registro bem melhor organizado e de fácil acesso para provar suas transações. Isso é especialmente útil quando algum documento importante da sua empresa é perdido ou é colocado em dúvida, pois os dados das declarações são cruzados com diversas outras fontes.
Agora que você entende melhor como funciona o eSocial e quais benefícios ele pode trazer, é hora de começar a se adaptar. É muito importante que você faça sua adesão a esse sistema para ganhar tempo e manter uma boa política fiscal, ajudando sua empresa a evitar gastos desnecessários com multas.
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