4 dicas para otimizar o recebimento de encomendas no condomínio

O recebimento de encomendas no condomínio é um assunto que merece toda a atenção dos síndicos. Com a comodidade de comprar pela internet, o fluxo de itens que chegam aos edifícios aumenta a cada dia, principalmente em empreendimentos de grande porte.

Segundo a Lei nº 6.538/78, os responsáveis por receber objetos de correspondência são porteiros, zeladores, gestores e demais funcionários encarregados da função. Sendo assim, caso haja alguma situação desagradável, como extravio, perda ou violação, são essas pessoas que respondem pelo problema.

Para evitar que isso aconteça, é fundamental tomar certas medidas para otimizar essa tarefa. Quer saber quais são elas? Então, acompanhe as dicas que separamos neste post.

1. Estabeleça regras

A comunicação e as normas em um condomínio são extremamente importantes para garantir condutas corretas e a transparência da gestão. Então, para que todos saibam como proceder com as encomendas que chegam, é preciso estabelecer regras e informá-los a respeito delas.

As normas podem incluir determinados pontos, como tamanho máximo permitido, prazo máximo para retirar na portaria, comprovante de recebimento assinado pelo morador, entre outros.

Para isso, convoque uma assembleia para tratar do assunto, definir normas e, assim, manter o condomínio organizado, com uma boa convivência entre todos e sem problemas na entrega dos objetos de correspondência.

2. Treine os funcionários

Como vimos, os funcionários são os responsáveis pelo recebimento das mercadorias. Por esse motivo, eles também devem estar por dentro das regras. Ainda, devem ser instruídos a respeito de como proceder corretamente. Além de oferecer treinamento aos responsáveis pelo recebimento de encomendas no condomínio, é aconselhável afixar recados na portaria.

Ressalte que o cumprimento das regras não assegura somente a realização correta da função, mas também garante que eles mesmos não serão responsabilizados caso ocorra algum problema.

3. Defina um prazo para a retirada

Estipular um prazo máximo para que o condômino pegue sua correspondência ou um pacote na portaria é uma forma bastante eficaz de manter o controle das entregas. Também é importante designar um local específico para que as encomendas fiquem armazenadas até a retirada pelo morador.

Esse espaço deve ser de acesso restrito. Ou seja, apenas os funcionários autorizados podem transitar pelo ambiente. Além de contribuir para a organização, isso ajuda na segurança e no fluxo de recebimento.

4. Peça que os moradores comuniquem previamente a chegada de encomendas ao condomínio

Ao estabelecer as regras, inclua uma específica para que o condômino avise à portaria a respeito da chegada de alguma encomenda importante, como de valor alto, muito pesada ou com dimensões grandes. Dessa maneira, o funcionário estará devidamente avisado para receber o item e saberá exatamente como proceder para armazená-lo até a retirada pelo proprietário.

Caso algum problema ocorra, a primeira pessoa a ser procurada deve ser o responsável pelo recebimento. Assim, ele deve explicar o que, de fato, aconteceu. Se for algo mais grave, o síndico deverá intervir e solucionar o impasse com base no regimento interno do condomínio ou convocar uma reunião para tomar uma decisão com relação ao imprevisto.

Enfim, prezar pela excelência no recebimento e na entrega de encomendas no condomínio é uma necessidade na gestão de um edifício. Ao seguir as dicas que listamos neste post, será possível encontrar o equilíbrio entre a comodidade dos moradores e a segurança de que seus objetos de correspondência serão devidamente entregues sem imprevistos e surpresas desagradáveis.

Ficou com alguma dúvida sobre as entregas em edifícios? Tem alguma dica a acrescentar? Então, deixe um comentário abaixo!