Afinal, como utilizar e para que serve o livro de ocorrência na portaria?

A portaria de um condomínio tem várias funções importantes, além de controlar o acesso das pessoas. É o local onde fica o livro de ocorrência, que é um documento feito para melhorar a comunicação entre síndico, moradores e funcionários.

A existência do livro não é obrigatória, mas tem papel fundamental na vida em condomínio e, principalmente, para a tomada de decisões do síndico.

Em razão da sua importância, elaboramos este post para explicar exatamente o que é, para que serve e como utilizá-lo. Acompanhe!

O que é um livro de ocorrência?

Embora remeta a algum tipo de registro policial, o livro de ocorrência, na verdade, é um documento que pode ser utilizado por todos em um condomínio, inclusive por colaboradores. Funciona como um registro geral de tudo o que ocorre na unidade, voltado, em especial, a questões disciplinares.

Sendo assim, ele serve para divulgar o que acontece no condomínio, informar a respeito de ajustes, reparos e manutenções, dar sugestões, fazer reclamações e, até mesmo, registrar e mediar desentendimentos entre condôminos.

Quais as vantagens?

O uso de um livro de ocorrências é altamente recomendável por servir como um instrumento de controle social. Sua utilização tem como propósitos:

• ajudar na gestão disciplinar do síndico, isto é, as informações funcionam como base para fundamentar possíveis multas e advertências;
• auxiliar na mediação de conflitos e, assim, promover uma melhor convivência entre todos os usuários do condomínio;
• servir como prova judicial em caso de litígios entre vizinhos por apresentar anotações sobre a vida condominial aceitas em juízo;
• funcionar como um canal de comunicação que possibilita aos interessados saber do que acontece na unidade;
• ser um instrumento de transparência da administração e gestão;
• permitir que sejam feitas sugestões de melhorias.

Por outro lado, o livro de ocorrência é útil como ferramenta de mediação de conflitos, uma vez que contendas entre condôminos podem ser registradas em suas páginas. Como é aceito como prova em processos judiciais, seu conteúdo pode inibir atitudes intempestivas ou mesmo abuso de poder por parte do síndico.

Um bom exemplo disso é quando a administração cobra inadimplentes, divulgando seus nomes em assembleia. Há quem conteste esse mecanismo de cobrança, alegando se tratar de constrangimento. Por outro lado, os condôminos têm o direito de saber quem está faltando com a sua parte na manutenção da infraestrutura. O que fazer?

Nesse e em outros casos, o registro em livro evita, no futuro, o sempre pernicioso “disse-me-disse”. Ou seja: em caso de dúvidas sobre qualquer tipo de desentendimento, bastará uma consulta e lá estará a prova da verdade.

Como utilizar o livro de ocorrência?

Para que seja eficaz e sirva aos propósitos de controle social entre condôminos, é fundamental que o livro seja utilizado da maneira correta. Para isso, alguns pontos devem ser observados. Primeiramente, o ideal é que o livro de ocorrência fique na portaria. Afinal, é o lugar por onde todos circulam. Quem quiser utilizá-lo deve fazer isso presencialmente, ou seja, sem intermediários.

A existência do livro e a forma de utilização devem ser informadas a todos. Isso pode ser feito nas assembleias, em reuniões de condomínio ou por meio de aviso afixado em local visível, como o elevador ou um quadro de avisos.

Para evitar o uso incorreto, é possível deixar instruções na capa ou contracapa. Nesse sentido, vale atentar para certas dicas de utilização:

• registrar a sugestão, dúvida ou reclamação de forma clara e objetiva;
• não utilizar ironia ou figuras de linguagem que possam confundir;
• apontar problemas e não criticar as pessoas;
• evitar especulações que possam resultar em injúria, calúnia ou difamação;
• ser construtivo nos comentários, tendo sempre como objetivo melhorar a vida em comunidade;
• dar tempo até que a administradora ou o síndico tenha ciência do registro e tome providências;
• identificar-se pelo nome e pela unidade em qualquer anotação. Logo, está vedado o anonimato.

Qual deve ser o conteúdo das ocorrências?

Considerando o “manual de instruções” do livro de ocorrências, cabe ao utilizador observar boas práticas na hora de acionar esse registro. Como vimos, as possibilidades de usos são bastante amplas e, sem controle e regras claras, há o risco de o livro se tornar um verdadeiro mural das lamentações.

Sendo assim, as ocorrências registradas devem ser, preferencialmente, aquelas que afetem as rotinas do condomínio e a segurança ou a tranquilidade dos outros moradores. Por isso, não é recomendável utilizar o livro como diário ou para registrar banalidades.

Não menos importante, embora seu conteúdo deva ser assinado, o teor dos fatos registrados deve ser relatado no tom mais impessoal possível.

Por que é tão importante?

Dependendo da necessidade de cada condomínio, é possível acrescentar outras instruções de uso para o livro. Por exemplo, é viável deixar expresso, em mural ou via mensagem eletrônica, que conflitos só poderão ser registrados via livro, como um procedimento padrão.

Portanto, o livro de ocorrência é uma ferramenta extremamente importante para a gestão do condomínio e para a vida em comunidade. É por meio dele que todos podem ter conhecimento sobre o que acontece e deixa de acontecer no lugar onde vivem. Também é uma forma de permitir que todos participem da rotina e busquem melhorias para o local.

Encerramos este artigo, no qual você ficou por dentro das diferentes maneiras de se utilizar o livro de ocorrências em condomínios. Como última dica, valorize sempre o bom senso ao fazer um registro, afinal, o que está no livro serve como prova perante a justiça.

É possível abrir mão desse registro?

Não existe lei que obrigue um condomínio a adotar o livro de ocorrência, no entanto, dificilmente, ele não é encontrado em portarias ou salas de administração. Seja como for, os avanços nas comunicações, aos poucos, vêm fazendo com que ele caia em desuso.

Isso acontece porque, hoje, as pessoas preferem se comunicar via redes sociais, como Instagram, Facebook e, principalmente, pelo WhatsApp. Sem falar em meios eletrônicos, como e-mail, Skype, Telegram e outros do gênero.

Portanto, em muitos condomínios, o que se verifica é o gradual abandono do livro de ocorrências que, assim, vai perdendo espaço para as mídias virtuais. Isso não surpreende, afinal, é muito mais rápido e prático enviar uma mensagem via smartphone do que ter que se dirigir à portaria para um registro escrito, não é?

Assim sendo, já há condomínios em que a via preferencial de comunicação é a virtual, inclusive com uso em juízo, se necessário. Dessa forma, aos poucos, a gestão condominial vai se digitalizando, incluindo, nesse processo, o próprio livro de ocorrências.

E no seu condomínio, ainda se usa o livro de ocorrências ou prevalecem os meios digitais? Deixe um comentário e ajude a enriquecer este conteúdo!