Como escolher a melhor administradora de condomínios com 6 dicas!

Saber como escolher a melhor administradora de condomínios exige uma boa pesquisa. De fato, esse tipo de serviço exerce um papel fundamental na qualidade da gestão condominial e na rotina do síndico. O melhor caminho, aqui, é entender quais são as principais dificuldades internas e o que deve ser prioridade no momento de fechar negócio.

Com um olhar estratégico para os problemas do seu condomínio, a tarefa de encontrar uma administradora eficiente se torna mais simples pela possibilidade de identificar quais diferenciais no mercado se encaixam com as suas demandas. Para ajudar nesse processo, selecionamos 6 dicas essenciais na busca por um serviço de qualidade. Acompanhe!

1. Entenda as necessidades do seu condomínio

O primeiro passo, antes de entender como escolher a melhor administradora de condomínios, é saber de que tipo de serviços você precisa. Afinal de contas, a rotina de gestão condominial costuma ser bastante complexa e pode acabar sobrecarregando o síndico e sua equipe.

Coloque na ponta do lápis todas as tarefas organizacionais e identifique quais são as mais trabalhosas, burocráticas e causam mais problemas em relação aos condôminos. Com essas informações em mãos, fica muito mais simples tornar a lista de opções de empresas mais seleta diante do direcionamento do trabalho e buscar conforme as suas prioridades.

Como resultado, além de trazer mais conforto e segurança ao convívio dos moradores, contar com esse tipo de ajuda especializada permite se concentrar em pontos que somente o síndico consegue resolver, e entregar uma gestão mais transparente de maneira geral.

2. Avalie a história da administradora

Considerar a história da empresa administradora é outro ponto indispensável. Isso porque esses prestadores de serviços efetuam suas atividades como mandatários do representante legal do condomínio. Ou seja, uma administradora de condomínios não tem as mesmas funções que um síndico, como algumas pessoas pensam erroneamente.

O papel da administradora gira em torno de operacionalizar os cuidados com o condomínio. A partir disso, certifique-se sobre a idoneidade da empresa contratada, pesquise sobre a satisfação de outros clientes que tenham demandas parecidas com a sua, tempo de mercado e reclamações relacionadas.

Um dos pontos mais importantes é entender se eles são capazes de gerenciar um condomínio como o seu com eficiência e qualidade. Além disso, vale analisar se eles têm certificações que são responsáveis por atestar a ética e a transparência necessária em seus processos.

3. Pesquise sobre os serviços ofertados

Conhecer o que a administradora de condomínios oferece é fundamental para encontrar o melhor custo-benefício e criar uma nova rotina a partir da contratação dos serviços. O ideal é que eles entreguem soluções que tornem os processos internos muito mais rápidos, reduzam os custos e identifiquem falhas de forma prática.

Em um contexto geral, os serviços entregues pela administradora são delegados pelo próprio síndico, e tudo deve ser firmado em um contrato de prestação de serviços. Veja, a seguir, quais são os principais serviços realizados pela administradora de condomínios:

• emissão da ata condominial;
• cotações de compra;
• suporte ao síndico em situações de rotina;
• emissão de circulares, advertências e multas;
• assessoria em questões de assembleias;
• emissão de boletos dos valores aprovados em assembleias;
• prestação de contas;
• pagamento de contas e análises tributárias;
• administração dos pagamentos dos funcionários;
• monitoramento do vencimento de seguros obrigatórios;
• pagamentos de cotas;
• auxílio na previsão orçamentária.

4. Priorize soluções digitais

A busca pela melhor administradora de condomínios deve ser pautada pela empresa que oferece soluções digitais capazes de revolucionar a gestão. Uma plataforma on-line, estruturada de acordo com o setor, e atendimento personalizado ajudam no levantamento de dados indispensáveis na avaliação dos resultados, e permitem que o síndico acesse tudo em tempo real.

Identifique quais os diferenciais que esse tipo de serviço oferece e otimize o seu tempo com uma administração 100% on-line. Entre os principais benefícios, está a gestão financeira descomplicada, que inclui termômetro de gastos, gráficos em tempo real e previsão orçamentária mês a mês.

Outro destaque fica por conta da possibilidade de ter um aplicativo no celular que permite acessar os dados administrativos de qualquer lugar, na palma da sua mão. Assim, fica mais prático atualizar os condôminos e os membros da equipe em relação ao andamento das demandas internas.

5. Tenha atenção ao suporte

Um dos principais pontos que devem ser levados em consideração na escolha desse tipo de serviço é o suporte oferecido. Pense que o relacionamento entre a administradora e o condomínio costuma ser de longo prazo e precisa ser pautado pela confiança.

Baseie os critérios de avaliação na agilidade de entrega dos serviços, na qualidade do atendimento personalizado, na habilidade na hora de solucionar conflitos, no suporte da plataforma digital e no nível de educação dos colaboradores.

É muito importante avaliar cuidadosamente as cláusulas do contrato e tirar todas as dúvidas relacionadas à cobertura de serviços antes de fechar negócio. O objetivo disso, no fim das contas, é criar um planejamento alinhado com as estratégias de funcionamento do condomínio e ter sempre um plano B na manga, caso algo não aconteça exatamente como o esperado.

6. Priorize eficiência e praticidade

Contar com uma equipe estrutura e bem preparada para descomplicar a gestão de condomínio é uma excelente forma de melhorar a operação. A Conac é uma empresa que reúne experiência e qualidade no atendimento personalizado na administração de condomínios, com mais de 30 anos de mercado.

Com uma plataforma on-line pensada estrategicamente, conforme as necessidades do síndico, e tecnologia de ponta, você consegue:

• fazer a prestação de contas de forma digital;
• reduzir a inadimplência com um sistema de cobrança eletrônico;
• ter um balancete personalizado que apresenta os dados de acordo com sua preferência;
• contar com gerente de integração voltado para facilitar a integração de novos condomínios.

Ao encontrar a melhor administradora de condomínios no Rio de Janeiro para auxiliar em sua rotina de síndico, torna-se mais simples manter as contas em dia, reduzir custos sem perder em qualidade e ser transparente. Com todas as etapas digitalizadas em uma plataforma repleta de benefícios, o orçamento passa a ser direcionado de forma estratégica e a qualidade de vida dos condôminos também aumenta consideravelmente.

Gostou das informações do artigo? Então, entre em contato com a Conac e conheça os nossos serviços personalizados na gestão de condomínios.