Quando usar certificação digital para condomínios e por que é importante?

A administração condominial é uma tarefa muito importante para manter o edifício em dia com a legislação e para evitar algumas complicações fiscais e orçamentárias. Porém, certas tarefas exigem a autenticação de vários documentos, o que pode ser muito trabalhoso. Por isso, foram criadas algumas alternativas, como a certificação digital para condomínios.

Esse registro contribui bastante para a melhor gestão do condomínio, poupando tempo no dia a dia e facilitando os processos jurídicos. No entanto, diversos síndicos e administradores ainda não possuem a certificação ou não sabem como usá-la direito.

Para esclarecer essas dúvidas, vamos explicar o que é a certificação digital, qual sua função e mostrar como obtê-la. Acompanhe!

O que é a certificação digital para condomínios?

Trata-se de um atestado do condomínio que permite ao seu administrador ou síndico assinar documentos digitalmente. Dessa maneira, é possível fazer a emissão de declarações com validade jurídica sem ter que ir ao cartório. Isso acontece por que a certificação digital adiciona as seguintes características à assinatura:

·        Autenticidade: a responsabilidade da assinatura é assegurada pelo autor;

·        Confidencialidade: apenas as partes interessadas podem acessar o documento;

·        Integridade: depois de assinado, o documento não pode ser modificado;

·        Não-repúdio: ninguém pode negar a autoria da assinatura.

Essas qualidades permitem que o documento seja usado em praticamente todas as atividades administrativas, incluindo no uso de um sistema de gestão condominial.

Qual é a sua importância?

A certificação digital para condomínios é um excelente recurso para facilitar o trabalho do síndico ou administrador, além de ter se tornado obrigatória desde junho de 2013.

Confira, a seguir, os principais benefícios que ela proporciona:

Segurança nas transações bancárias

Qualquer transação realizada na conta do condomínio deve contar com o máximo de segurança possível. Por isso, ela costuma ser feita diretamente em caixa. Porém, com essa assinatura, as transações a distância estão permitidas, o que minimiza o trabalho e a inconveniência envolvidos na versão offline.

Assinatura de documentos

A certificação também é usada para autenticar todo tipo de documento, incluindo pagamentos, pedidos de compra, seguro condominial, declarações de imposto, etc. E tudo isso pode ser feito a partir do escritório ou residência, sem que você tenha que gastar tempo na fila de um banco ou cartório.

Redução do processo burocrático

A emissão de documentos pode levar algum tempo, além de acumular várias folhas de papel que não são usadas regularmente. Com a certificação digital, é possível migrar a maior parte das declarações para o meio virtual, o que reduz a quantidade de trabalho burocrático e o acúmulo de papéis no condomínio.

Como obter a certificação digital para condomínios?

O síndico deve entrar em contato com a Autoridade de Registros ou Autoridade Certificadora em sua região, levando os seguintes atestados:

·        Convenção de condomínio;

·        Cartão CNPJ do condomínio;

·        Ata da última eleição de síndico, registrada, assinada e autenticada;

·        RG e CPF do síndico;

·        Comprovante de residência do síndico;

·        Instituição de condomínio disponível via cartório de imóveis;

·        Especificação do condomínio, oferecida pela construtora.

Depois de apresentados os requisitos, é feita a emissão do documento online, que estará liberado para uso.

Com essas informações, você já pode buscar a certificação digital para condomínios com mais facilidade. É um pequeno investimento de tempo que pode poupar bastante trabalho em longo prazo.

Para clientes Conac, porém, não existe preocupação, pois eles têm uma facilidade incrível! Através de parceria com uma certificadora, a Conac prepara para o condomínio toda a documentação necessária para aquisição do certificado digital. E mais: o processo também pode ser feito por videoconferência, sem necessidade de se deslocar até a certificadora.

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