Quais são os tipos de auditoria de condomínio e quando realizar uma?

A auditoria de condomínio é um processo que lida com duas situações: investigação e prevenção. De fato, em rotinas administrativas complexas, mostra-se uma boa ideia adotar essa avaliação na busca por falhas, por procedimentos ineficientes e por gastos em excesso.

Com essa perspectiva de reforço no trabalho do síndico, a auditoria permite aplicar os recursos exatamente nas questões mais urgentes. Além disso, transforma-se em uma maneira de estreitar os laços com os condôminos por meio da transparência na prestação de contas e do aumento da confiança. Quer saber mais? Vamos mostrar quais são os tipos de auditoria e quando realizá-la. Continue a leitura!

Saiba como funciona a auditoria de condomínio

Com a alta quantidade de serviços exigida por um condomínio, é natural que a rotina administrativa fique sobrecarregada em algum momento. Isso passa pela necessidade de manutenção, de reforma, de melhorias no sistema de segurança, de mudanças na fachada e por outros bens considerados indispensáveis — sem contar a intenção de valorizar o patrimônio de maneira constante.

Como consequência de todo esse processo, a auditoria de condomínio se transforma em uma boa solução no detalhamento de gastos e na transparência financeira. Na maioria das situações, esse processo está associado à desconfiança. Porém, os síndicos estão cada vez mais conscientes da necessidade de autoavaliar a prestação de contas e de verificar se as coisas acontecem de maneira correta internamente.

Dentro dos processos de administração condominial, a auditoria traz mais segurança, ainda mais quando realizada por um auditor que seja referência no setor, na hora de prestar contas nas assembleias. De fato, com os dados gerados por um profissional imparcial e com um olhar estratégico, a planilha financeira servirá para direcionar várias decisões administrativas.

O papel do auditor

Da mesma maneira que um profissional de engenharia é capaz de emitir um laudo que atesta a estrutura de uma construção, o auditor deve montar um laudo de prestação de contas por meio do Relatório de Auditoria. Muitas pessoas confundem os papéis quando uma auditoria é acionada e acreditam que o profissional deve justificar, defender ou realizar qualquer tipo de ação em relação à prestação de contas.

Isso, na verdade, deve ser feito pelo síndico, em conjunto com o conselho, caso qualquer problema ou divergência apareçam. O trabalho é feito conforme as Normas Brasileiras e Internacionais de Contabilidade (NBC) e mediante avaliações de evidências coletadas. Dessa maneira, a norma de auditoria que mais se encaixa com os serviços de condomínios é a NBC TO 3000, que apresenta trabalhos de asseguração específicos.

Identifique os tipos de auditoria

Investigativa

Existem dois tipos de auditoria. A mais comum é a auditoria adotada em caráter emergencial — a investigativa. Ela costuma ser solicitada pelos condôminos quando há alguma desconfiança de erro ou de falha no processo de administração e uma investigação precisa ser realizada.

Entretanto, em razão da necessidade de um serviço emergencial, essa auditoria tem um preço mais elevado e tende a ser solicitada somente quando um desvio já foi realizado e é preciso identificar os culpados. O grande segredo, em uma situação como essa, envolve impedir que os problemas se acumulem ao ponto de precisar supervisionar todos os processos detalhadamente.

Preventiva

Já a auditoria de condomínio preventiva é a opção ideal para os síndicos que desejam um auxílio na contabilidade. Com isso, o processo deve ser usado para evitar problemas futuros, revisar as contas, otimizar a administração e identificar falhas em estágio inicial.

Esse tipo de opção é excelente em condomínios que contam com um intenso fluxo de caixa e a própria administração é que precisa garantir a aplicação eficiente do orçamento. A questão é que a movimentação intensa de dinheiro aumenta a possibilidade de erros e resguardar-se com uma ação preventiva faz muita diferença.

Outra vantagem é a possibilidade de gerar economias ao conhecer a fundo onde os valores vêm sendo aplicados. Além disso, a transparência financeira aumenta a confiança no síndico por parte dos condôminos e auxilia na tomada de decisões a partir de uma visão ampla e estratégica de toda a situação.

Veja as situações em que a auditoria pode ser realizada

Agora que você já sabe quais são os tipos de auditoria que podem ser feitos em um condomínio, vamos falar sobre em quais situações elas podem ser pedidas. A má gestão de um síndico ou de uma administradora costuma ter como causa a falta de preparo para o cargo. Em função disso, a reação dos condôminos é se unirem e pensarem em uma auditoria que possa reunir evidências na busca por mudanças.

Quando existem dúvidas sobre a procedência de serviços e acerca da rotina, a investigação também se torna indicada. Um exemplo disso envolve os contratos fechados sempre com empresas que praticam preços acima dos geralmente cobrados no mercado ou com negócios de familiares. Mesmo que isso não seja ilegal, mostra-se indispensável comprovar que os profissionais têm a competência necessária para exercer as funções e se encaixam no orçamento.

Falhas no caixa do condomínio

Um problema comum na administração de condomínio é o uso de valores para o pagamento de despesas pessoais. Seja por falta de organização ao misturar o seu próprio dinheiro com o da função, seja realmente em razão de fazer uma gestão fraudulenta, o síndico pode prestar contas e fazer a devolução do valor retirado. No entanto, toda essa situação causa desconfianças e uma auditoria tem o potencial de colocar as coisas “em pratos limpos”.

Escolha um bom serviço de auditoria de condomínio

Para que a auditoria seja confiável e realizada com qualidade, você precisa encontrar um serviço que tenha credibilidade no mercado. A ideia consiste em ter informações claras e precisas para descomplicar o processo administrativo e trazer modernidade à prestação de contas.

Com isso, fica muito mais simples incluir determinadas facilidades, como prestações de contas digitais, e ter informações suficientes para uma rotina transparente. A digitalização de documentos e de comprovantes, o acompanhamento por parte do conselho e a alçada de aprovação para o síndico são serviços que revolucionam a perspectiva da administração e reduzem a possibilidade de erros.

Agora, ficou claro como a auditoria de condomínio é importante. No formato preventivo, por exemplo, ela representa a eficiência da gestão capaz de pensar em uma estratégia moderna que impede a continuidade das falhas. Assim, ao otimizar as tarefas, é possível visualizar de forma clara não só o cenário financeiro, mas também quais são os pontos que precisam de mais atenção administrativa.

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