Como gerenciar a área comum em condomínio? Veja essas 5 dicas!

Gerenciar a área comum em condomínio é essencial para manter os condôminos satisfeitos e o ambiente sempre em ordem. Para ter sucesso nessa tarefa, é preciso investir em planejamento e manter as rotinas de controle para que tudo funcione como deve ser.

Por outro lado, como tornar os espaços comuns agradáveis para o convívio e, ao mesmo tempo, limpos, organizados e em boas condições? Para isso, acompanhe as dicas a seguir e saiba como fazer.

1. Estabeleça regras para o uso do local

Para não ter problemas com o gerenciamento da área comum no condomínio, é necessário, antes de tudo, estabelecer regras para o uso do local. Dessa forma, os moradores saberão exatamente seus direitos e deveres ao agendar a utilização do espaço.

Nas áreas de lazer, por exemplo, a atenção recai para a presença de crianças. Nesse caso, o mais sensato é vigiar para que os pequenos estejam sempre acompanhados dos pais ou, na falta deles, de um responsável. O mesmo cuidado com a vigilância vale para a presença de animais de estimação.

Outro ponto crítico é gerir espaços destinados à prática de esportes. Quadras, piscinas e academias de ginástica devem ser constantemente monitoradas para que sejam respeitadas as normas de higiene e de segurança.

Sendo assim, as piscinas devem sempre contar com o guarda-vidas, cuja presença é obrigatória conforme a Lei nº 3728/2001. Já as academias devem ser permanentemente monitoradas por um profissional de Educação Física, nos termos da Lei Estadual nº 8070/2018.

2. Organize o agendamento

Outro cuidado na hora de fazer a gestão dos espaços comuns é manter a organização do agendamento em dia. Ter atenção às reservas evita problemas, como marcar dois eventos para a mesma data ou em horários próximos, o que pode causar uma tremenda dor de cabeça para os moradores e visitantes.

É importante estabelecer um prazo máximo para utilização da área comum e, ainda, incentivar que os condôminos façam suas reservas com antecedência para o condomínio ter tempo suficiente para se planejar. Fazer confirmação pelo WhatsApp é outra forma de agilizar processos e evitar o conflito de datas no calendário.

Para facilitar ainda mais a tarefa de manter os cronogramas sincronizados, você pode usar ferramentas, como o Trello, para trabalhos em equipe, ou mesmo as planilhas do Google. Há modelos prontos bastante úteis para quem administra espaços sujeitos a uso compartilhado, nos quais é possível inserir agendas.

3. Fique de olho na limpeza

A gestão da área comum em condomínio passa também por manter a conservação do espaço conforme as boas práticas de higiene. Nesse sentido, tenha atenção à limpeza e à conservação de equipamentos, móveis e afins das áreas comuns.

Ao estabelecer as regras para o uso do espaço compartilhado, não deixe de especificar de quem é a responsabilidade pela limpeza após a realização de um evento, por exemplo. Além disso, procure definir se há ou não cobrança de taxa para limpar o espaço após a utilização por um condômino.

Considerando ainda que o coronavírus tende a se propagar em espaços confinados, reforce as rotinas de limpeza em elevadores e cabines de segurança, além das portarias. Faça regularmente a assepsia e a higienização de displays, interfones e de todo local onde haja a circulação de pessoas ou que seja manipulado constantemente. Disponibilize álcool em gel para a limpeza de mãos, se puder.

Por serem locais onde o controle é mais difícil, os corredores precisam de atenção redobrada por parte das equipes de limpeza. Por isso, nesse ambiente comum, não é exagero realizar faxinas diárias e, dependendo do volume de pessoas, vale até realizar duas ou mais sessões de limpeza por dia.

4. Delimite os espaços da reserva

Uma boa gestão da área comum em condomínio passa também por delimitar os espaços da reserva. Defina de forma clara o que é de uso exclusivo de quem fez o agendamento para um evento e o que pode ser utilizado por outros condôminos mesmo no período da reserva.

Isso evita conflitos e reclamações de moradores que queiram utilizar, por exemplo, o salão de festas, mas que, porventura, sejam impedidos em função de o local estar reservado.

A propósito, o salão de festas merece atenção especial. Primeiramente, porque se trata de um espaço sui generis e que, ao contrário de outras áreas comuns, só pode ser utilizado mediante agendamento.

Sendo assim, o primeiro ponto a que você, síndico, deve prestar atenção diz respeito à agenda. Para isso, siga as dicas passadas no tópico número 3 para não errar.

Não menos importante, salões de festas podem ser um potencial foco de conflitos, principalmente pela questão dos ruídos. No Rio de Janeiro, a Lei Estadual nº 126/77, mais conhecida como Lei do Silêncio, determina que o nível de barulho não pode ultrapassar os 85 decibéis, sendo permitido o som até as 22 horas.

Portanto, todo cuidado é pouco para que uma festa não venha a se tornar fonte de aborrecimento para a administração e, principalmente, para os condôminos.

E se outros espaços normalmente abertos tiverem que ser fechados para uso exclusivo, procure deliberar antes em assembleia sobre essa possibilidade. Dessa forma, todos estarão cientes das chances de encontrar uma área comum fechada caso alguém tenha feito uma reserva.

5. Oriente os funcionários

Orientar e treinar os funcionários do condomínio em relação às regras do uso da área comum é outro ponto importante para manter a organização. Assim, são evitadas divergências e, acima de tudo, fica garantido o uso das áreas comuns da maneira apropriada.

Reforce aspectos relativos à segurança e se coloque à disposição para eventuais dúvidas. É importante que todos os funcionários saibam exatamente quais são suas responsabilidades e como devem proceder em caso de problemas, como música alta após o horário permitido ou reclamações de outros moradores.

Profissionais de portaria e agentes de segurança devem ser treinados para prestar esclarecimentos e orientar. O uso da força, se necessário, só deve ser autorizado em último caso e, de preferência, com apoio policial.

Gerenciar bem a área comum em condomínio é o melhor que a gestão faz para manter o bem-estar dos condôminos e garantir equipamentos em perfeitas condições. Siga nossas dicas e mantenha a satisfação dos moradores sempre alta. Seus condôminos vão agradecer e seus colaboradores vão trabalhar mais motivados.

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