DCTFWeb em condomínios: o que você deve saber sobre essa obrigação

DCTFWeb é o mesmo que Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos. Trata-se também do nome dado ao sistema usado para editar e transmitir a declaração, e , só depois de declarado, gerar o documento de arrecadação.

Às vezes, o nome pode assustar, por isso, é muito comum ter dúvidas. Neste artigo, vamos explicar o que é a DCTFWeb em condomínios, como ela funciona na prática e os riscos de não se realizar a emissão desse documento. Confira!

DCTFWeb: o que é?

DCTFWeb se refere ao documento de obrigação tributária no qual o contribuinte confessa seus débitos de contribuições previdenciárias. Esse registro é gerado por meio das informações prestadas nas escrituras digitais integrantes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e no Serviço Eletrônico para Aferição de Obras (Sero). 

Além de constituir um atestado de dívida, ele contém informações suficientes para a exigência dos tributos. O sistema DCTFWeb recebe os respectivos débitos e créditos, realiza vinculações, calcula o saldo a pagar e, após o envio da declaração, possibilita a emissão do documento de arrecadação.

Como funciona a DCTFWeb?

O sistema foi desenvolvido com o objetivo de modernizar e facilitar o cumprimento das obrigações tributárias. O intuito de ter um formato remoto, dentro de uma plataforma web, é permitir uma integração maior e mais eficaz com a Receita Federal, visando também o aumento na segurança em prestar informações e diminuir a frequência de erros. 

O método que integra a escrituração, declaração e emissão do documento de arrecadação representa um marco no relacionamento entre o contribuinte e a Administração Tributária por meio da internet. Com ele, é possível importar informações de compensações, documentos de arrecadação pagos e parcelamentos, por exemplo. Além disso, basta acessar o portal e usufruir de todas as funcionalidades da aplicação.

Vale lembrar que não é necessário fazer o download e instalar qualquer programa, nem o Programa Gerador de Declaração (PGD) ou o Programa Validador e Assinador (PVA).

Cinco passos para realizar o procedimento de DCTFWeb

1. É necessário enviar fechamento ou totalização da escrituração digital;
2. Acessar o portal da DCTFWeb;
3. Escolher o tipo de declaração;
4. Editar ou transmitir a declaração (a opção de editar permite ao contribuinte visualizar os débitos constantes, alterar a vinculação automática ou incluir vinculação de outros créditos);
5. Emitir o DARF.

Vale destacar que depois de localizar a declaração, a situação será constatada como “Em andamento”, até a transmissão da DCTFWeb ficar “Ativa”, o que posteriormente irá permitir a emissão do DARF. Após transmitir as apurações, sistema recebe automaticamente todos os débitos e créditos, realiza a efetivação das vinculações e o saldo a pagar é calculado. Com o envio, o documento de arrecadação pode ser emitido.

A importância de emitir DCTFWeb para os condomínios 

Uma das obrigações legais de qualquer condomínio é entregar a declaração onde consta a unificação das informações previdenciárias referentes à pessoa física, seja funcionário, prestador, síndico, entre outros, advindas do eSocial e das retenções previdenciárias em notas fiscais, advindas da EFD-Reinf. Dessa forma, agora com a DCTFWeb, não haverá mais emissão de GPS: todos os recolhimentos previdenciários serão pagos através do DARF previdenciário.

Apesar de não servir para fins econômicos, como no caso de empresas e indústrias, todo condomínio trata de dados pessoais, tanto de condôminos quanto de visitantes e funcionários. Por isso, também existe a obrigação de garantir que o sistema esteja de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Tal regra entrou em vigor em 2020 e estabelece obrigações para organizações e empresas relacionadas à coleta, uso, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais, inclusive podendo impor sanções se houver descumprimento. Com relação às medidas de segurança, como o controle de acesso à parte interna de condomínios residenciais, diversos dados são coletados na entrada, por exemplo, nome, CPF, RG e até mesmo reconhecimento facial.

Em razão disso, é essencial conferir se a empresa possui políticas de proteção de dados e confidencialidade conforme a lei. Além de garantir o tratamento de dados no condomínio, a DCTFWeb garante a coleta de biometria de condôminos e visitantes, cláusulas e aditivos em contratos, termos de consentimento, entre outros. O condomínio não tem a obrigação de entregar a declaração. No entanto, é necessário que o síndico saiba que existem alguns tributos que fazem parte dos encargos atribuídos aos funcionários contratados, tais como PIS, IRPJ e IRRF.

Um dos riscos que a falta da DCTFWeb também pode provocar é a MAED (Multa por Atraso na Entrega da Declaração), quando o contribuinte não apresenta o documento no prazo estipulado ou entrega com incorreções. O valor da multa é de 2% do faturamento das contribuições que constam no documento. 

Como citado anteriormente, omitir a DCTF ou apresentar os registros com erros pode resultar em penalidades para o contribuinte. No caso dos condomínios, além das multas aplicadas, há o prejuízo da má reputação para a gestão. Os síndicos devem estar atentos, pois os riscos para o gestor, seja na perspectiva financeira ou na de imagem, são altos.

Ficou com alguma dúvida sobre a DCTFWeb para condomínios? Deixe um comentário abaixo!