Contabilidade para condomínios: como deixar as contas em dia?

Entre os principais desafios que envolvem a gestão condominial, a contabilidade para condomínios apresenta dificuldades extras. De fato, são inúmeros compromissos financeiros, contratações, notas e negociações que precisam ser devidamente registradas tanto diante dos condomínios quanto em relação às obrigações fiscais.

Entretanto, a sobrecarga de obrigações e os imprevistos que se acumulam no dia a dia, aumentam as chances de falhas ou a tomada de decisões equivocadas. O mais importante, assim, é criar um planejamento focado nas finanças que seja respeitado minuciosamente e otimizar os procedimentos com a ajuda da tecnologia,

Quer saber mais? Vamos mostrar dicas importantes na hora de fazer a contabilidade para condomínios. Acompanhe!

Controle a inadimplência

Dentro da realidade de um condomínio, se torna muito comum que alguns moradores fiquem inadimplentes. No entanto, para que a gestão seja realizada com eficiência, esse grupo deve ser cada vez menor a partir de um trabalho de controle específico. Claro que é impossível saber com exatidão quem vai atrasar os pagamentos.

Sendo assim, mantenha um histórico detalhado dos bons pagadores e devedores para ter uma estimativa bem aproximada. Isso porque existem alguns condôminos que podem ser classificados como inadimplentes crônicos e esses dados fazem diferença no controle das finanças.

Outro ponto que precisa ser considerado é que quando os inadimplentes acertarem as pendências, o valor recebido deve ser direcionado aos respectivos grupos de saldos que deram origem à cobrança.

Para os condôminos que estão sem previsão de realizar os pagamentos, o melhor caminho é tentar negociar no lugar de entrar com um processo judicial que normalmente costuma demorar bastante.

Faça um planejamento financeiro

O planejamento financeiro é indispensável em qualquer situação que envolve cumprir obrigações com pagamentos e tomar decisões. Quando se trata de operações mais complexas e grandes responsabilidades como a administração condominial, essa necessidade se torna como um divisor de águas entre o sucesso e o fracasso.

Por esse motivo, divida as despesas fixas, que acontecem todos os meses, e as despesas variáveis, como as tarifas públicas. Dentro do planejamento financeiro também é preciso avaliar os compromissos do condomínio de maneira ampla e estratégica.

Então, coloque valores que serão destinados aos imprevistos, como o mau funcionamento de um portão de segurança, manutenção de elevadores, recarga de extintores ou problemas no sistema elétrico. O mais interessante é que sejam usados dados registrados em anos anteriores para ter uma ideia do que esperar.

Reduzir custos

Diminuir custos sem comprometer a qualidade dos serviços e manter todas as contas em dia é realmente um dos maiores desafios dos síndicos e seu time de controle fiscal. Afinal de contas, existem os ajustes anuais que costumam impactar o orçamento de maneira geral.

Saiba que essa visão ampla sobre as finanças se torna responsável por mostrar oportunidades em que os gastos podem ser reduzidos com consciência. Ao fazer, por exemplo, um planejamento orçamentário, é possível identificar a realidade das entradas e saídas de valores e saber qual gasto impacta mais o condomínio.

Com essas informações em mãos, os responsáveis pela gestão das finanças devem colocar todas as decisões dentro da realidade financeira do momento. Aqui, você precisa pensar quais serviços podem ser cortados ou redefinidos sem interferir na dinâmica de convivência. Outra possibilidade também está em adotar medidas para poupar energia elétrica e água, investir em manutenção preventiva e implementar novas tecnologias.

Controlar gastos

A contabilidade para condomínio é uma questão eficiente quando se trata de controlar gastos. Olhe para os gastos e se pergunte se realmente cada um deles acontecem de acordo com as possibilidades de pagamentos do condomínio.

Assim, é possível identificar caso aconteça um descontrole no orçamento que muitas vezes pode passar despercebido por ser com um fornecedor bastante antigo, por exemplo. O momento de realizar obras também precisa de avaliação cautelosa. Obras consideradas supérfluas, como reparos estéticos, devem ser sempre no momento de maior folga no orçamento em que o fluxo de caixa estiver saudável.

Outro ponto importante quando se trata de controlar gastos é ter a reserva de emergência sob controle e conforme o orçamento geral de despesas e possíveis imprevistos. De nada adianta, por exemplo, ter um valor que cubra somente o conserto de um encanamento quando várias coisas podem falhar ao mesmo tempo.

Avalie o contrato de fornecedores

Sempre que identificar serviços que podem prejudicar o controle de gastos é preciso avaliar os contratos. Com isso, cabe ao síndico e ao seu time de gestores condominiais a decisão de interromper os trabalhos sem receio de pagar valores extras por conta de multas.

Sem contar que no documento existem informações valiosas sobre possibilidades de negociar os valores e ajustar algumas condições para reduzir, como a quantidade de horas em que os profissionais ficam disponíveis.

O mais importante é tentar uma nova proposta e dialogar antes de optar por cancelar com um fornecedor de qualidade. Normalmente, as empresas têm alguns planos de retenção justamente pensados em clientes que precisam ajustar os contratos e isso faz muita diferença no orçamento.

Tenha alguns cuidados especiais

Uma das principais obrigações do síndico é prestar contas de sua gestão. Para que esse processo aconteça de maneira impecável, você deve manter um controle minucioso mês a mês. O grande segredo é não deixar para fazer os registros somente no final do mês.

Esse tipo de decisão torna o trabalho muito mais cansativo, aumenta as chances de erros pela necessidade de correr atrás de recibos e notas e ainda não agrega valor na hora de tomar decisões. Vale também divulgar o balancete mensalmente aos condôminos junto do envio da taxa condominial mensal.

Tecnologia para otimizar a gestão

A tecnologia é a principal aliada quando se trata de otimizar a gestão de condomínios, especialmente, nas decisões que envolvem as finanças. Assim, ao contar com a ajuda da plataforma digital da Conac, se torna muito simples descomplicar sua vida e tomar melhores decisões diante dos desafios.

O papel de quem presta as contas condominiais envolve também lidar com as exigências dos órgãos fiscalizadores. Por meio de aplicativo completo e personalizado, a Conac disponibiliza um acompanhamento na palma da mão de todos os gastos com gráficos intuitivos e um gerente de integração.

Esse serviço traz a oportunidade de ter atendimento exclusivo voltado para a experiência de transição em condomínios novos. O papel do gerente de relacionamento, por exemplo, ajuda os síndicos na parte de contabilidade e elimina a sobrecarga que lidar com tantas obrigações financeiras traz.

Pronto! Agora você já sabe como funciona a contabilidade para condomínios e como facilitar todo esse processo com a ajuda da tecnologia. Lembre-se de que esse tipo de atividade costuma ser muito delicada e envolve grandes responsabilidades. Logo, otimizar as etapas e usar bem a tecnologia é o que permite enxergar todas as necessidades que envolvem o trabalho com excelência.

Gostou das informações do artigo? Então, entre em contato com a Conac e confira soluções diferenciadas e exclusivas para a gestão condominial.