Reservar salão de festa em condomínios: como gerenciar?

Segundo o World Happiness Report 2018, também conhecido como o relatório mundial da felicidade, o Brasil ocupa a 28⁰ posição na lista dos países mais felizes do planeta. Essa informação confirma um fato que não é segredo para ninguém: em algumas situações, tamanha felicidade pode significar desafios, como reservar salão de festas em condomínios.

Como assim? É possível gerenciar com eficiência esse espaço tão disputado? Como estabelecer regras que beneficiem a todos os usuários do salão de festas? Fique atento ao nosso artigo!

Por que gerenciar o salão de festas do condomínio?

Em um domingo à noite, o síndico de um condomínio recebe a ligação de uma moradora furiosa com o barulho vindo do salão de festas. Tentando acalmá-la, ele garante que cuidará da situação. Porém, ao tentar conversar com o responsável pelo evento, nada é resolvido — pelo contrário, o síndico ouve mais reclamações e justificativas.

Essa situação delicada é um enredo protagonizado por muitos moradores de condomínios. Em alguns casos, a justiça precisa intervir para que uma ordem seja estabelecida no uso do salão de festas. De fato, administrar um espaço tão disputado pelos moradores não é tarefa simples e exige uma gestão profissional.

Afinal, há alguns fatores relativos. Por exemplo, o barulho que perturba uns pode não incomodar outros. Além disso, os empreendimentos modernos são construídos com uma infraestrutura mais complexa.

No caso dos salões de festas, os moradores têm, à disposição, vários equipamentos para o conforto e a diversão dos convidados. Infelizmente, se o espaço não for bem administrado, logo haverá a necessidade de reformas. Esses e outros aspectos fazem parte da gestão de reserva do local.

Como fazer um gerenciamento eficiente?

Apesar dos desafios, muitos conseguiram resolver as divergências estabelecendo regras aos moradores que querem reservar salão de festa em condomínios. Vejamos algumas dessas ações positivas:

Realize uma reunião

O primeiro passo é elaborar uma pauta com todos os assuntos que causam discórdias e convocar os moradores para uma assembleia extraordinária. Poucos dias antes da reunião, o síndico pode enviar uma cópia da pauta para cada unidade, tornando públicos os temas que serão tratados.

O objetivo não é fomentar discussões acaloradas para descobrir quem está com a razão, mas ouvir as sugestões dos moradores. E então, filtrar as que são mais práticas visando a solucionar os problemas internos. A decisão final talvez não seja unânime, porém, levará em consideração os anseios da maioria, tornando-se a base para a gestão do salão de festas.

Estabeleça critérios para reservas

Durante a assembleia condominial, é importante o estabelecimento de regras para a realização de uma reserva. Desse modo, haverá uma barreira contra eventos que podem tirar a paz e a harmonia dos moradores. Entre os requisitos, podemos citar:

• o tipo de festa (evento religioso, político, comercial ou pessoal);
• o dia e o horário;
• a quantidade de convidados;
• as épocas do ano em que a reserva é permitida. Para evitar conflitos, alguns condomínios não liberam a utilização das dependências para festas em datas comemorativas, como o Natal, o ano novo, o carnaval etc.

Como dito, esses critérios serão regidos pelas decisões tomadas na reunião do condomínio. Sendo assim, se houver a vedação do uso do espaço, por exemplo, para encontros religiosos, a regra deverá ser respeitada.

Crie as normas de utilização

Ao reservar o salão de festas, o morador receberá as diretrizes para a utilização do espaço. Isso engloba, caso se aplique, os cuidados com a churrasqueira, sala de jogos, aparelhos eletrônicos e a mobília. Além disso, mesmo que o condomínio tenha um serviço de limpeza, é importante ressaltar a responsabilidade de deixar o local limpo depois do evento.

Outro detalhe que precisa ser incluído nas regras é a preservação de toda a infraestrutura do local. Para garantir o cumprimento desse requisito, talvez seja necessária a criação de multas e outras penalidades. Seria muito interessante fazer um relatório de vistoria antes e após um evento, visto que essa medida impede uma acusação injusta sobre danos causados no salão de festas.

Também é fundamental apontar o horário permitido para a duração do evento. Segundo o artigo 42 da Lei de Contravenções Penais (n⁰ 3.688/41), também conhecida como a Lei do Silêncio, os ruídos sonoros não podem incomodar a vizinhança após as 22 horas.

Embora o limite de decibéis (indicadores de áudio) permitidos varie entre as legislações estaduais, a média fica em 45. Geralmente, esse volume é registrado em uma conversa baixa entre duas pessoas. Respeitando a legislação, talvez a convenção condominial permita que a festa entre pela madrugada. Porém, todos esses fatores precisam estar escritos e ser conhecidos por todos os moradores.

Elabore um formulário

Para facilitar o agendamento da reserva do salão de festas, é preciso criar um formulário para o preenchimento de dados. Esse documento pode ser físico ou virtual. Além de conter informações sobre o responsável pelo evento e a data de requisição do espaço, devem ser incluídos os pré-requisitos para o agendamento.

Além disso, o morador precisa ter conhecimento do prazo para a resposta da solicitação. Dessa forma, fica mais fácil para o síndico ter ciência de todos os pedidos, verificá-los e mantê-los organizados para futuras consultas.

Tenha uma agenda

Ao passo que os pedidos de reserva são aprovados, o síndico os registrará na agenda de programação do salão de festas. Caso o condomínio tenha uma rede social interna, uma plataforma de gestão ou um aplicativo, os registros poderão ser disponibilizados para todos os moradores. Por outro lado, uma cópia impressa colada na entrada do local servirá de lembrete para os condôminos sobre dias disponíveis para uma reserva.

Outra vantagem da agenda é potencializar a gestão do espaço. Além de ter conhecimento dos agendamentos, o síndico pode impor períodos reservados para a manutenção e os consertos dos equipamentos. Também seria interessante programar uma limpeza geral.

Enfim, gerenciar um espaço comum dá um pouco de trabalho para o síndico. No entanto, a definição de regras direcionará essa prática e, por fim, todos os moradores serão beneficiados, e os conflitos, amenizados. Contudo, é preciso esclarecer as diretrizes ou, até mesmo, promover treinamentos e palestras de conscientização. Fazendo assim, esse espaço será motivo de muitas alegrias!

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