Conheça as atribuições do gerente de relacionamento de condomínios

Dentro de um condomínio, há uma série de tarefas que precisam ser cumpridas para garantir seu funcionamento, tanto do ponto de vista estrutural quanto legal. Boa parte dessas responsabilidades é atribuída ao síndico, mas ele nem sempre tem o tempo e conhecimento necessários para dar conta de tudo como representante dos moradores. É aí que entra em cena o gerente de relacionamento.

Contudo, esse cargo ainda causa um pouco de confusão e desentendimento para grande parte dos clientes. Muitos não entendem exatamente o que o gerente faz dentro do condomínio. Para esclarecer melhor esses pontos, vamos falar um pouco mais sobre o que é o gerente de relacionamento de condomínio e quais são suas principais atribuições. Acompanhe.

O que é o gerente de relacionamento de condomínios?

De forma simples, trata-se de um profissional que auxilia o síndico no trabalho de gestão interna do condomínio, fazendo com que determinados pontos sejam um pouco mais fáceis de administrar. Para isso, é importante que o gerente tenha um conhecimento considerável em relação a tais tarefas e sobre a legislação de condomínios. Esse profissional faz parte do quadro da administradora do prédio, mas trabalha para auxiliar as responsabilidades do síndico que precisam ser cuidadas dentro do condomínio.

Quais são as atribuições do gerente de relacionamento de condomínios?

Assim como é função da administradora dar conta da burocracia, quadro de funcionários, pagamentos e gestão financeira, o gerente de relacionamento também possui algumas atribuições bem claras. Cada uma voltada para auxiliar nas responsabilidades do síndico.

Entre suas principais atribuições, podemos destacar as seguintes.

Coordenação e implementação de normas

Por fim, mas não menos importante, um gerente de relacionamento deve aprender o máximo possível sobre a legislação que tem efeito nos condomínios, assim como o funcionamento da convenção e do regimento interno. Dessa forma, ele pode auxiliar o síndico na implementação das normas.

Em geral, esse gestor é um ponto de referência para o síndico com relação aos assuntos mais burocráticos, a exemplo do texto das leis e obrigações fiscais. Ele também é um bom auxiliar na implementação de novas regras para o regimento interno, pois conhece as leis que têm maior peso e como certas normas podem afetar a convivência.

Atendimento e consultoria

Quando o síndico apresenta algum problema ou dúvida em sua gestão, ele tem a opção de entrar em contato com o gerente de relacionamento de condomínios e pedir sua consultoria. Isso inclui tanto uma visita presencial ao local para avaliar a situação quanto uma conversa por e-mail ou telefone.

Além disso, ele também deve entrar em contato com o síndico e conselheiros do condomínio ativamente, tentando encontrar possíveis problemas e auxiliando em outras tarefas.

Convocação e participação em assembléia

O gerente de relacionamento também tem tarefas para ajudar nas assembleias do condomínio. Primeiramente, ele é um dos responsáveis por criar o edital de convocação, seja em assembléia ordinária ou extraordinária, além de garantir seu envio a todos os moradores dentro do prazo estabelecido por lei. Durante elas, ele também deve apresentar relatórios administrativos e assessorar o síndico em sua condução.

Por fim, ele também é responsável por redigir as atas de cada assembléia, fazendo seu registro e permitindo o acesso do conteúdo quando for necessário. Se necessário, também deve fazer a retificação de quaisquer dados que possam ter sido anotados incorretamente.

Auxiliar na gestão do orçamento

Administrar as finanças do condomínio depende de muitas pessoas, incluindo o gestor de relacionamentos. Uma de suas tarefas principais para este fim é fazer uma análise financeira diária, de modo a evitar que seja gerado qualquer saldo devedor por parte do condomínio. Tanto para a administradora quanto para outros serviços.

O próximo passo é a criação de uma previsão orçamentária, ou seja, uma projeção do orçamento previsto para os próximos meses e como ele poderá ser usado. Isso serve para garantir maior transparência na gestão dos recursos internos. Junto com isso, ele também deve manter os lançamentos mensais atualizados, para que sejam verificados pelo síndico e outros moradores. Em especial quando há algum lançamento que foi discutido em assembléia.

Por fim, antes do fechamento de cada mês, deve também fazer um balancete das finanças, evitando que haja erros no conteúdo dos lançamentos.

Intermediar a relação com a administradora

Sendo um colaborador da administradora, o gerente de relacionamento de condomínios também fica responsável por intermediar a troca de informação entre o síndico e a empresa contratada, facilitando este processo. Dessa forma, ele pode dar conta de assuntos mais simples, os quais tenham uma solução rápida e simples, ao mesmo tempo que acelera a busca por soluções para problemas que envolvem outros serviços da administradora.

Análise de documentos

Lidar com documentos é uma das partes mais difíceis do trabalho de um síndico. Por isso que o gestor de relacionamento costuma ser um forte aliado nesse ponto.

Primeiramente, ele é responsável por receber os documentos enviados pelo síndico do condomínio e realizar uma análise de seu conteúdo. O objetivo aqui é garantir sua melhor qualidade e prevenir problemas decorrentes de defeitos na documentação.

Também é um dos responsáveis por liberar os documentos para pagamentos pelo condomínio, além de acompanhar o índice de inadimplência dos moradores. Caso o síndico precise tomar alguma providência jurídica, também deve orientá-lo neste processo. Por fim, também deve pedir a elaboração de comunicados e notificações para registro.

Propor melhorias para o condomínio e seus moradores

Por último, o gerente de relacionamento de condomínios também está em boa posição para sugerir possíveis melhorias estruturais e no regimento interno. Basta que elas sejam aprovadas em assembléia e a decisão dos moradores seja registrada.

Qual é a diferença entre o gerente de relacionamento e o síndico?

Algumas pessoas acabam confundindo o trabalho do síndico com o do gerente de relacionamento, mas cada um tem responsabilidades diferentes. O gerente atua como um auxiliar, enquanto o síndico é o principal tomador de decisões e, por sua vez, representante dos moradores como um todo.

Com essas informações, você já entende melhor a função e a importância do gerente de relacionamento de condomínios. Lembre-se de que tanto ele quanto o síndico podem ser profissionais contratados. Com a ajuda de uma empresa especializada, fica bem mais fácil manter tudo sob controle.

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