eSocial: entenda o que é e como se adaptar

Não é fácil administrar a parte burocrática de várias unidades habitacionais. Muitos síndicos podem confirmar essa afirmação. Em vista disso, o governo federal desenvolveu um sistema que facilita a gestão desse setor: o eSocial. No entanto, alguns ainda têm dúvidas e não entendem como se adaptar a essa inovação.

E você? Entende o que é o eSocial? Conhece as etapas para implantá-lo no seu condomínio? Já se informou sobre as vantagens desse sistema? Preparamos este artigo para sanar esses e outros questionamentos. Acompanhe!

O que é o eSocial?

O sistema de escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (eSocial) é uma aplicação virtual do Governo Federal que materializou o objetivo do Decreto n. 8373/14. Porém, a adesão dos condomínios às regras do eSocial se tornou obrigatória a partir de 1⁰ de julho de 2018.

Com a ajuda da tecnologia, foi possível integrar os dados de importantes órgãos governamentais, como o Ministério do Trabalho, a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal e o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). E o resultado disso é a conexão, padronização, validação, transmissão, armazenamento e distribuição de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos profissionais contratados por condomínios.

Essa é uma transformação positiva que fica bem evidente quando nos lembramos de uma realidade recente: o processo lento e complicado de enviar individualmente, para os respectivos órgãos públicos, dados de funcionários do condomínio. Agora, a plataforma eSocial coleta dados de 15 obrigações trabalhistas.

O que acontece quando o condomínio não cumpre as regras?

A princípio, o Governo Federal anunciou que todos os condomínios com um faturamento anual de até 4,8 milhões de reais deveriam iniciar o processo de cadastramento no eSocial no início de julho de 2018. Então, haveria outros prazos para o cumprimento de cada fase do registro de informações. Ficou definido assim:

• em julho, seria a etapa do envio de dados sobre cargos, funções, jornada de trabalho e salários;
• em setembro, seriam as informações sobre as novas admissões, os afastamentos, as demissões e as alterações em contratos de trabalho;
• em novembro, os dados referentes à folha de pagamento seriam enviados;
• e, por fim, em abril de 2019, seriam os detalhes a respeito da segurança e da saúde dos trabalhadores.

Entretanto, esse cronograma foi flexibilizado pelo Governo Federal. Desse modo, as empresas podem começar a enviar as informações dentro do período total do processo de cadastramento (julho/18 até abril/19).

Apesar de parecer uma vantagem, não cumprir os prazos estabelecidos no calendário original pode resultar em prejuízos. Por exemplo, o condomínio que decidir ingressar no eSocial no mês de janeiro de 2019 terá de cumprir todas as fases em um curto espaço de tempo.

Outro exemplo de penalização é a falta de realização de laudos do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) e do Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho (LTCAT). Com base no artigo 201 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), a multa pode chegar a R$ 6.708,59.

Após a inserção na plataforma, ainda haverá a necessidade de uma boa gestão condominial com processos organizados em conformidade com as diretrizes do eSocial. Afinal, o órgão fiscalizador terá o poder de aplicar penalidades para aqueles que não cumprem os prazos ou omitem o envio de dados obrigatórios.

Um exemplo é o processo de admissão de funcionários formalizado por meio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED). Antes, a empresa tinha até sete dias após a contratação para submeter esses dados. Já na plataforma, o prazo encurtou para o fim do dia anterior ao início do trabalho do funcionário.

O motivo disso é que o eSocial é um sistema que funciona em tempo real, não permitindo o cadastro de informações retroativas. Caso isso não seja feito, a instituição amargará a multa prevista no artigo 47 da CLT.

Como se adaptar ao eSocial ?

Todo o processo de migração para um novo modelo de sistema é delicado e envolve a custosa fase de adaptação. Com o eSocial, não é diferente, mas, seguindo alguns passos, é possível minimizar as dificuldades.

Por exemplo, antes de iniciar as etapas de cadastramento, os condomínios precisam ter uma certificação digital emitida por uma das entidades autorizadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

O objetivo é fornecer uma assinatura digital que utiliza a criptografia (sistemas de código) para aumentar a autenticidade e a segurança dos dados transmitidos pelos condomínios. Para isso, será necessário que o condomínio apresente alguns documentos, como:

• a ata da assembleia que indicou o síndico;
• a identidade e o CPF desse administrador;
• a convenção do condomínio.

Após isso, o agente certificador faz o cadastro virtual e disponibiliza a chave de acesso, que pode ser inserida em um token, em um cartão ou em uma versão para o computador. Depois que o condomínio estiver conectado ao eSocial, o síndico precisa continuar informado sobre o sistema e, se necessário, contar com a ajuda de empresas especializadas em questões condominiais e trabalhistas para que tudo seja feito em conformidade com a legislação.

Talvez você ache que é muita informação nova ao mesmo tempo. É verdade, toda mudança é complicada e precisa de um período de adaptação. Para ajudar, a Conac Imóveis preparou uma cartilha com explicações claras sobre o assunto. Seria interessante estudá-la com calma!

Quais as vantagens desse novo sistema?

A plataforma eSocial traz inovação para os condomínios brasileiros. Além da já citada otimização do envio de informações e documentações, o sistema torna as relações trabalhistas mais claras. Ademais, as arrecadações de tributos serão mais efetivas, o que minimizará as reclamações de empregados perante a justiça.

Nessa mesma linha de benefícios, está o fortalecimento da garantia dos direitos dos trabalhadores e a diminuição dos travamentos burocráticos. Outro benefício é a facilidade de acesso e a integração dos dados em uma única plataforma. Sendo assim, há a disponibilidade dessas informações tanto para os órgãos oficiais como para os condomínios.

Em resumo, podemos dizer que o eSocial mudará completamente a cultura interna desses empreendimentos. Isso é ótimo, pois essa evolução positiva pode impactar também na qualidade dos serviços prestados aos condôminos.

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