Entenda quais os principais desafios encontrados na gestão de condomínios

Decidir-se por ser síndico não é fácil! A gestão de condomínios requer uma certa habilidade nas relações interpessoais, visto que você terá que lidar com pessoas com diferentes interesses e de todos os tipos — das mais simpáticas e compreensivas até as mais exigentes e difíceis.

Na verdade, muitos nem ousam tentar uma candidatura, pois grande parte das pessoas sabe que existem muitos desafios nessa função. O dia a dia de um síndico requer disponibilidade para resolver os mais variados problemas que se apresentam, que vão desde discussões entre vizinhos até a contratação de pedreiros e outros profissionais para as manutenções.

No entanto, se você realmente pensa em se candidatar ao cargo ou já exerce a função, saiba quais são os principais obstáculos que deve enfrentar um síndico de residência e como resolvê-los. Confira!

Manter a segurança

A violência, cada vez mais presente nas cidades, obriga os síndicos a redobrarem os cuidados e garantirem mais proteção e tranquilidade aos moradores. Por isso, a gestão de condomínios tem, na segurança, sua prioridade — ou seja, unir forças para manter o condomínio o mais seguro possível é interesse de todos.

No entanto, como tornar o local protegido? Quais ações podem garantir mais segurança? Para começar, o acesso ao interior deve ser bastante dificultado. O controle de entrada de pessoas não autorizadas precisa ser rigoroso, sendo que qualquer ocorrência duvidosa deve ser esclarecida antes que apresente riscos para os moradores.

As câmeras devem ser instaladas em pontos estratégicos e sempre monitoradas pelos funcionários. De preferência, uma empresa de segurança deve ser contratada para garantir que todos os pontos vulneráveis sejam fortalecidos. A companhia deve contar também com profissionais qualificados para treinar os funcionários, a fim de que, em situações de perigo, eles estejam preparados para solucioná-las da melhor forma.

Na verdade, deve ser regra que todos os visitantes só possam entrar no condomínio com a autorização de um morador. É importante também que haja um “botão do pânico”, que possa ser acionado em caso de emergência, bem como o controle de acesso de moradores por meio de tags, leitura biométrica ou reconhecimento facial.

A segurança também deve estar presente nas áreas de compartilhamento do condomínio. Por exemplo, na piscina e na sala de musculação — pois são ambientes onde podem ocorrer acidentes e que, por isso, necessitam de funcionários para preveni-los, como um salva-vidas.

Contratar prestadores de serviços

Essa talvez seja a tarefa que mais toma tempo do síndico na gestão de condomínios — selecionar e contratar funcionários e profissionais capacitados que atendam às demandas de limpeza e manutenção, bem como às de vigilância e zeladoria do condomínio. Uma boa escolha vai garantir que tudo corra bem, sem maiores sobressaltos.

Será ele quem instruirá esses profissionais na realização das tarefas, alertando-os para o respeito às regras do condomínio, assim como para a boa convivência com os funcionários e moradores.

No entanto, na hora de estabelecer qualquer contrato, seja ele de manutenção, seja ele de limpeza, é necessário fazê-lo com cuidado. Analisar seus custos é essencial para não abalar a saúde financeira do condomínio.

Controlar obras e manutenções

Muito comuns, as obras e manutenções são grandes desafios para um síndico na gestão de condomínios. Identificar as necessidades de uma obra e fazer todas as manutenções não pode colocar em risco o orçamento e requer uma avaliação e uma programação.

Por isso, terceirizar esses serviços é sempre uma boa medida. Essa ação vai possibilitar que você faça uma boa gestão dando atenção a outros fatores importantes da administração e, ao mesmo tempo, garantir que você mantenha a qualidade dos serviços realizados.

É bom que, nas assembleias, decida-se sobre as principais necessidades do condomínio. Nessas reuniões, os moradores podem opinar e ajudar na decisão do que é prioritário e do que demanda um profissional qualificado. Compartilhar esses problemas com os moradores vai ajudar bastante na tomada de decisões. Após isso, o síndico deverá avaliar o que é mais urgente e o que está dentro das possibilidades orçamentárias do condomínio.

Lidar com a inadimplência

Um grande problema para o síndico na gestão de condomínios, atualmente, é a quantidade de inadimplência. No entanto, as novas regras que determinam que o pagamento da dívida deve ser feito em 3 dias e, caso o morador não o faça, poderá ter o seu nome negativado, entre outras medidas, contribuíram bastante para abrandar o problema.

Contudo, para que não se chegue aos extremos, uma boa conversa com o morador pode resolver o problema. Boas alternativas são: oferecer desconto para a quitação e falar sobre a importância desse pagamento e dos prazos que devem ser cumpridos para a garantia de uma boa gestão financeira.

Garantir a comunicação

Manter todos os condôminos bem informados sobre os problemas, como futuras obras e manutenções, é um grande desafio para os síndicos. Isso ocorre devido à falta de tempo, já que muitos moradores, por motivo de trabalho, não conseguem participar das assembleias e ficam alheios ao que acontece no condomínio.

Para resolver essa questão, podem ser utilizados grupos em redes sociais fechadas, como Facebook e WhatsApp. Outra sugestão é a realização de assembleias online, na qual o morador ficará por dentro de tudo que se passou na reunião. Esse recurso possibilita a consulta e, consequentemente, a tomada de decisão mais rapidamente.

Reduzir os custos do condomínio

Para garantir uma quota disponível e, assim, poder, a cada mês, quitar as despesas mensais sem sacrifícios, reduzir custos é fundamental. Para tal, o conselho que atua com o síndico na gestão pode ajudar nessa empreitada.

Uma boa dica é fazer uma análise de fluxo de caixa. Essa ferramenta é essencial, pois permite projetar a disponibilidade de recursos em diferentes períodos do ano e, a partir disso, garantir que o gestor possa ter uma noção mais detalhada sobre a real situação financeira. Essa medida ajuda o síndico a evitar desperdícios por meio de análises de acordo com as necessidades e com o que pode ser dispensado.

Fazer análise de fluxo de caixa é bem diferente de saber o quanto se tem em caixa. O fluxo de caixa inclui o caixa, as contas bancárias, as receitas, as despesas etc. Nesse planejamento, é possível saber o quanto o condomínio terá disponível e se as entradas serão suficientes para cumprir suas obrigações.

Viu como a gestão de condomínios depende de uma série de fatores para garantir bons resultados? Uma boa alternativa é contar com a ajuda de um serviço de administração de condomínios, que oferecerá um bom suporte para a resolução de vários problemas.

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