Qual a importância da previsão orçamentária do condomínio?

A previsão orçamentária do condômino é uma medida estratégica que faz toda a diferença na hora de se programar diante das despesas. Esse tipo de planejamento deve incluir principalmente o histórico de gastos para que as despesas possam ser programadas mês a mês sem deixar de considerar os imprevistos e a inadimplência.

Se trata de uma das principais obrigações do síndico dos membros do conselho, porém, é preciso pensar de forma bastante organizada. O objetivo deve ser sempre atender às necessidades do condomínio de maneira geral, cumprir com as obrigações de pagamentos e reduzir custos sem alterar a qualidade dos serviços.

Quer saber mais? Vamos mostrar a importância da previsão orçamentária do condomínio. Acompanhe!

Faça um levantamento das despesas anteriores

A administração de um condomínio deve ter o mesmo tipo de planejamento estratégico que o de uma empresa focada em crescer no mercado. De fato, existe a preocupação com o relacionamento entre os moradores, decisões estratégicas dos gastos, responsabilidade de pagamentos, controle de inadimplência, entre outros.

O grande problema, diante de tantas questões, é que a maioria das questões financeiras se transforma em uma verdadeira bola de neve caso não seja solucionada prontamente. Dessa maneira, a previsão orçamentária deve ter como ponto direcionador um levantamento das despesas anteriores.

Saiba que, na prática, a previsão orçamentária representa muito o histórico de gastos para que os gestores do condomínio possam enxergar boas saídas em situações de imprevisto. O ideal é ter os registros dos últimos 24 meses.

Com isso, fica muito mais simples fazer uma comparação completa baseada nos momentos atípicos e aumentos ocasionados por inflação.

Identifique os gargalos

Por mais que exista uma boa organização interna, as atividades administrativas de um condomínio são desafiadoras e os gargalos precisam ser identificados logo quando surgem. Entre os principais exemplos estão as áreas que excedem os gastos com frequência e os serviços que não atendam as expectativas de maneira geral.

A partir disso, a previsão orçamentária permite pensar em soluções estratégicas para organizar as finanças. Em um panorama bastante amplo, você consegue identificar quais são os riscos que podem deixar as contas no vermelho ou perder o controle dos valores destinados para uma obra extraordinária.

Somente com a criação da previsão orçamentária é que o síndico e os administradores responsáveis pela gestão conseguem ser mais transparentes, manter o nível de inadimplência baixo, melhorar as condições do condomínio e se antecipar a muitos problemas que acontecem no dia a dia.

Divida as despesas em grupos

Como existe uma grande quantidade de despesas e obrigações que envolvem a gestão do condomínio, tudo precisa ser milimetricamente acompanhado. Em função disso, dividir as despesas em grupos faz com que você consiga facilmente enxergar quais são os pagamentos mais significativos no orçamento.

As principais categorias que entram na divisão são despesas com serviços terceirizados, obras, folha de pagamentos e imprevistos. Com essa perspectiva ampliada, caso seja necessário, o administrativo do condomínio consegue também evitar situações que impactam o orçamento dos anos anteriores.

Inclua as manutenções

As manutenções são parte importante do bom funcionamento de um condomínio. Afinal de contas, não ter um acompanhamento detalhado em questões estruturais pode causar acidentes e conflitos entre os moradores. Então, o melhor caminho é colocar na lista da previsão orçamentária do condomínio os equipamentos que exigem revisões periódicas. Veja, a seguir, quais são os principais:

• elevadores;
• caixa d’água;
• para-raios;
• extintores;
• circuito interno de TV e bombas;
• porteiro eletrônico;
• instalações hidráulica e elétricas;
• mangueiras;
• seguro predial;
• Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (ACB);
• Brigada de Incêndio (NR-23);
• entre outros.

Outro ponto importante envolve estipular os valores de consertos. Faça comparativos com experiências anteriores nos dados do condomínio e pesquise também os números atualizados no mercado. Claro que não precisa ser um valor exato, mas assim já é possível ter uma média bastante aproximada que não cause sustos.

Considere a inadimplência

Um dos principais erros quando se trata do orçamento do condomínio é esquecer de considerar que nem todos os pagamentos esperados chegam na data correta e, muitas vezes, não são pagos por um longo período. Por esse motivo, a inadimplência deve ser inserida na previsão orçamentária para evitar surpresas desagradáveis ao longo dos meses.

Se todos os meses faltar dinheiro, a consequência automaticamente, é que o síndico se complique nos pagamentos e o condomínio entre no vermelho. Como esses valores costumam variar bastante, o mais indicado é considerar os atrasos dos últimos anos para ter uma estimativa da quantidade de inadimplentes e caso seja preciso fazer cortes ou elaborar uma renda extra.

Considere os reajustes anuais

É muito importante que os administradores do orçamento coloquem tudo em um só documento e organizem as finanças do ano. Essa medida permite observar em quais pontos o condomínio pode reduzir os custos e em quais vai precisar apertar os cintos para não se exceder nos gastos diante dos reajustes anuais.

Vale lembrar que a maioria dos serviços terceirizados, como segurança, portaria e limpeza passa por reajustes anuais. Dessa maneira, é muito importante checar os contratos com os pagamentos mais significativos para compreender quais são as regras estipuladas.

Como resultado, será possível organizar com antecedência a necessidade de trocar os prestadores de serviços, negociar novos valores ou simplesmente ajustar o orçamento.

Invista na previsão mensal

Uma boa dica para que todo esse planejamento seja eficiente é investir na previsão mensal. Ao contar com a ajuda de uma plataforma online, como o aplicativo da Conac, você faz um gerenciamento financeiro descomplicado que rende excelentes resultados. Na prática, a previsão mensal se trata de um serviço de consultoria automático atualizado mês a mês.

O principal diferencial está na possibilidade de acessar tudo on-line e em tempo real. Como resultado, os responsáveis pela administração financeira do condomínio consegue ter uma visão clara do cenário e ainda tomam decisões baseadas em estratégias personalizadas. Sem contar que com o APP todos as tarefas são realizadas de forma rápida e intuitiva com a prestação de contas em formato digital.

Agora ficou claro como fazer e qual a importância da previsão orçamentária do condomínio. Quando a organização interna tem todos os dados anteriores, trabalhar no planejamento futuro facilita muito as tomadas de decisões em relação aos gastos. Além disso, ao contar a ajuda de uma ferramenta eficiente, é possível ficar sempre à frente dos imprevistos e enxergar o panorama administrativo de maneira ampla.

Gostou das informações do artigo? Então, entre em contato com a Conac e conheça agora mesmo o diferencial de uma equipe bem preparada para descomplicar a visão dos síndicos e administradores de condomínios.